Нужно ли сшивать кассовые документы. Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Кассовая книга в компаниях ведется исключительно в единственном экземпляре . Нередко ее заводят на год, но допускается возможность пользоваться книгой и в другие сроки, к примеру, месяц либо же квартал. Период напрямую зависит от объемов оборотов по кассе в компании либо же у индивидуального предпринимателя.

Зачем это делают

Необходимость сшивания документа связана с необходимостью обеспечения полной сохранности внесенной в соответствующий регистр информации. Иными словами, сшитые и одновременно пронумерованные станицы документа исключают какие-либо манипуляции с имеющимися записями, которые машинально может допустить кассир в процессе своей трудовой деятельности.

Сшитые и пронумерованные страницы невозможно вырвать и тем более заменить на иные, сфальсифицированные.

Правила

Рассмотрим подробней предусмотренные правила подшивания кассовой книги .

Если же документ подразумевает под собой типовой журнал , который отпечатан по установленной форме КО-4 (утв. Постановлением Госкомстата №88 от августа 1998 года), где все без исключения листы находятся горизонтально, необходимо будет сшивать по инструкции, указанной ниже.

Основная особенность ведения такой документации заключается в том, что каждая страница внутри журнала включает в себя несколько частей , причем одна из них остается в книге, а вторая подлежит отрыву и прикладыванию к иным отчетам непосредственно самого кассира.

Сведения на обеих частях страницы должны быть идентичными, причем это можно сделать с помощью копировальной бумаги. Исходя из этого, и нумерация листов подлежит дублированию .

В подобной ситуации сшиванию подвержена та часть листов, которая находится в переплете (часть листа может быть скреплена скобами либо же просто проклеена). В процессе заполнения подобной кассовой книги нередко применяется ручной вариант указания всех необходимых сведений. Страницы должны быть пронумерованы, а сам документ сшит и переплетен в начале ее ведения.

В ситуации, когда кассовая книга формируется машинным вариантом, иными словами, вся необходимая информация указывается ответственным лицом мгновенно в бухгалтерскую программу , к примеру в «1С: Предприятие» либо же в иную (книга может вестись в стандартной программе по типу MS Excel), необходимо действовать по-другому.

По завершению рабочего дня, когда происходили операции по кассе, занесенные в документ сведения на базе приходных и расходных ордеров, ответственное лицо обязано распечатать страницу, сформированную в программном обеспечении.

Страница либо же страницы должны быть распечатаны в нескольких экземплярах : 1 – вкладной лист документа, 2 – отчет ответственного сотрудника.

Вкладные листы и отчеты ответственного листа в обязательном порядке должны быть пронумерованы . Причем нумерация должна начинаться с начала календарного года (месяца, квартала и так далее).

Помимо этого, вкладные листы и дублированные отчеты ответственного листа, формируемые на отдельных несшитых листах, согласно законодательству РФ, могут вестись не только программным вариантом, но и формироваться от руки. Однако во втором варианте необходимо подкладывать копировальную бумагу.

По установленным правилам документ ведется с начала календарного года. Все установленные в организации варианты ведения и формирования кассовой книги в обязательном порядке должны находить отражение в учетной политике и быть зафиксированными отдельно принятым Приказом руководства.

По завершению календарного месяца/квартала уполномоченный сотрудник обязан на последнем за определенный период листе отобразить, какое количество страниц в этом календарном месяце/квартале было сформировано из кассовой книги. Все без исключения вкладные листы, которые были подписаны и проверенным ответственным лицом, обязаны быть на хранении у него до завершения года .

По мере их накопления листы подлежат брошюрованию и дальнейшему прошиванию.

На задней части последней страницы нитку, которой осуществлялось прошивание листов, необходимо заклеить пломбой с отображением на ней суммарного числа сшитых страниц. В обязательном порядке должен быть проставлен оттиск печати, который затрагивает пломбу и одновременно с этим остается на последней странице книги.

Формируемая кассовая книга в программном обеспечении не требует по законодательству РФ распечаток и сшивания. Оформлением занимаются с использованием технических средств, которые в полной мере защищают от несанкционированного доступа. Достаточно только подтверждения цифровой электронной подписью.

Об указанных выше правилах необходимо помнить для минимизации рисков допущения ошибки и, как следствие, получения штрафные санкции.

Дополнительно стоит обращать внимание на тот факт, что в отличие от журнала кассира-операциониста, рассматриваемый документ не нужно регистрировать в территориальном представительстве налоговой службы.

Как подшить

Алгоритм подшивания заключается в следующем :

1. Изначально следует пронумеровать все страницы. Это делается шариковой ручкой, нумерация сквозная. Номер подлежит дублированию на отрывном и сшиваемом листе.
2. Сшиваться должна исключительно чистая книга без наличия каких-либо записей. Использовать рекомендуется толстую иглу либо же шило.
3. Книгу нужно раскрыть и прошить только те страницы, где будут отображаться записи (все за исключением титула и обложки).
4. Сшивать следует таким образом, чтобы двойная петля была полностью свободной. Полученный узел необходимо завязывать так, чтобы он не препятствовал раскрытию книги.
5. Две конца нитки после узла должны быть расположены таким образом, чтобы концы плотно прижимались, и невозможно было развязать в дальнейшем с целью замены страниц.
6. Пломбировочный лист должен хорошо быть проклеенным, чтобы нить плотно прижалась к книге.
7. Далее на пломбе следует указать количество пронумерованных и прошнурованных страниц (на основании Постановления Госкомстата №88). Записи делаются от руки шариковой ручкой. Обязательно снизу нужно проставить подпись руководства (главбуха, директора).
8. Оттиск печати на пломбе обязательно должен только частично перекрывать ее. Это нужно с той целью, чтобы невозможно было отклеить и подменить страницы книги.

Сшивание необходимо проводить с особой осторожностью, чтобы не разорвать страницы либо же ошибочно сшить титул, поскольку в таких ситуациях могут возникнуть различные споры с налоговой инспекцией.

Как показывает многолетняя практика, сшивать кассовую книгу не составляет большого труда и с этим может справиться даже начинающий предприниматель.

Как правильно сшивать документы, используя нитку с иголкой, можно узнать из данной инструкции.

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций :

• приходные;
• расходные;
• регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД :

• приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
• расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
• кассовая книга — № КО4 (КК);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше , а именно:

• название;
• дата его составления;
• наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
• содержание операции;
• количественные и денежные измерения операции;
• должность лиц, совершивших и оформивших;
• подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

• суть операции вносится в строчке «Основание»;
• общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
• данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы :

• наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
• строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
• наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

• он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
• может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

1. Прошить.
2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации :

• № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
• столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД :

• отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
• в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы :

1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

• неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
• над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
• возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
• подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
• исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Правильная организация хранения бухгалтерской документации - залог отсутствия штрафов за нарушение дисциплины. Несшитые листы важных документов позволяют проводить манипуляции с бумагами, то есть подлоги и замены. Поэтому работодателя обязывают по окончании отчетного периода приводить документы в порядок, то есть думать о том, как сшивать книгу.

Правила документооборота

Помимо общих рекомендаций, прописанных в инструкции по делопроизводству, установленных указаний по сшиванию документов не существует. Налоговики требуют, чтобы были защищены от возможности утери и подделки. К документам, вроде оборотно-сальдовых ведомостей и журналов-ордеров, таких требований не предъявляют, так как они, по сути, являются вторичными.

Но первичная документация обязательно должна подвергнуться процедуре скрепления. Обязательно прошивается кассовая книга и книга доходов. Но как сшивать книгу, если закон не прописывает правил?

Кассовая книга считается значимым инструментов в сфере учета движений денежных потоков, поэтому вести ее необходимо в рамках строгой дисциплины. Кассовая книга составляется в единственном экземпляре, и она должна быть на всех предприятиях, а также у индивидуальных предпринимателей, если они работают с наличностью.

Общие вопросы по ведению кассовой книги

Если у предприятия есть несколько подразделений, то оригиналы кассовых книг хранятся по месту работы с наличностью. В головное подразделение предоставляются только копии первичных документов. Вести кассовую книгу можно:

• в бухгалтерской программе;
• на бланке унифицированной формы электронно или от руки.

По правилам кассовой дисциплины книга ведется в течение года по нарастающей. Номера ордеров ежегодно начинаются с единицы. Используется сквозная нумерация. Ответственный должен выводить на печать листы в двух экземплярах - для отчета кассира и кассовой книги. Каждый лист должен быть пронумерован.

Если касса ведется в бухгалтерской программе, то данные действия не составляют труда. Программа автоматически проставляет нумерацию страниц, присваивает по порядку номера документам и выводит на печать уже готовый лист согласно унифицированной форме. В программе же формируется титульный лист книги, который должен содержать обязательные атрибуты:

• ОКПО компании;
• название компании или Ф.И.О ИП;
• временной период;
• наименование подразделения в случае наличия.

За какой период сшивать кассовую книгу

Раздумывая над тем, как сшивать кассовую книгу за год, сначала надо решить есть ли необходимость в установке такого временного отрезка. В зависимости от величины оборотов, кассовая книга может сшиваться за разные периоды:

1. Ежемесячно.
2. Ежеквартально.
3. Раз в год.

Связано это с удобством работы, так как ни к чему все складывать в один неподъемный том, если много операций. Огромная толщина превратит действие «как сшить книгу своими руками» в тяжелый труд. Тонкости работы с документацией должны быть прописаны в учетной политике организации и в приказах по установлению кассовой дисциплины.

Если в организации за временной период принят не год, а месяц или квартал, то нумерация страниц в кассовой книге должна начинаться с самого начала по наступлению отчетного срока. Нумерации кассовых ордеров это правило не касается.

Как все сшить самим?

Однозначно запрещается скреплять книгу клеем, скотчем или скобами, допускаются только нитки. Как правильно сшивать кассовую книгу, если она ведется в бухгалтерской программе? Надо ежедневно распечатывать вкладной лист и отчет кассира. Вкладные листы составляют кассовую книгу, но сшить их вместе надо по окончании отчетного периода.

Необходимо сложить все листы по порядку, приложить сверху должным образом оформленный титул и взять в руки:

• иглу;
• шило;
• дырокол.

Каким инструментом воспользоваться - зависит от толщины скрепляемой пачки. Нитки употребляются суровые. Если они будут недостаточно крепкие, то книга может рассыпаться.

Сколько нужно отверстий?

По поводу того, сколько сделать дырок в книге, существуют разные мнения. В принципе, если нет уверенности, что брошюра будет надежной, то можно проколоть 5 отверстий. Но не возбраняется сделать 3 отверстия. Многие организации обходятся двумя отверстиями, сделанными дыроколом. Однако подобная конструкция дает возможность с легкостью заменить листы в книге, поэтому не встречает энтузиазма со стороны проверяющих.

Итак, листы надо сложить ровной стопкой, чтобы книга имела упорядоченный вид. Отверстия делают с левой стороны строго вертикально. Затем в отверстия дважды протягивается нитка или шпагат так, чтобы кончики оказались на изнаночной стороне. Образец, как сшить кассовую книгу, можно увидеть на фото выше. Концы ниток связывают крепким узлом несколько раз, чтобы все надежно держалось.

Чем скрепить то, что сшито

В программе Word или любом другом аналоге создается наклейка на изнаночную сторону книги. Содержание наклейки должно быть следующим: «в пачке пронумеровано, прошнуровано, закреплено подписью и печатью _____ листов». Строкой ниже прописывается расшифровка должности и подписи уполномоченного лица и главного бухгалтера.

Наклейка не должна быть слишком большой или маленькой. Ее размера должно хватать, чтобы закрыть узлы и часть нитей. Концы ниток немного торчат из-под наклейки. Желательно использовать хороший чтобы было сложно поменять этикетку. После того, как на наклейке будут проставлены количество листов и подпись уполномоченного лица, сверху ставят печать так, чтобы часть оттиска была на книге и на наклейке.

Как сшить кассовую книгу, если она не ведется в бухгалтерской программе? Процедура будет та же самая, только придется самостоятельно пронумеровать от руки каждый лист и заполнить титул. Когда надо сшить отчет кассира, надо помнить, что нумеруются не только лист с оборотами в кассе, но и все ордера с приложениями.

Если книга ведется вручную

Если кассовая книга ведется без помощи компьютера, то для этих целей покупается типовой журнал. Вопроса как сшивать книгу, заполняемую вручную, не возникает, так как журнал уже прошит. Все листы нумеруются и скрепляются печатью в начале заведения книги. Внутри журнала горизонтально располагаются вкладной лист и отчет кассира. Перед началом записи отчет кассира отрывается, и записи на нем дублируются с вкладного листа под копирку. Разумеется отчет кассира придется прошивать самостоятельно.

В случае большой трудоемкости процесса скрепления книги, можно воспользоваться типографскими услугами. Картонная обложка и твердый переплет придадут кассовой книге дополнительную сохранность. К тому же, невозможно будет разрезать переплет, чтобы заменить листы. Риск замены листов нельзя исключить, когда книга брошюруется самостоятельно. В конце концов, нитки можно вытащить и сложить все заново.

Нужно ли сшивать при электронном документообороте

В последнее время организации стали активно переходить на электронный документооборот с целью уменьшения бумажной работы. В электронном документообороте есть ряд преимуществ:

• не надо носить бумаги на подпись;
• нет необходимости тратить деньги на большое количество бумаги и тонера;
• не нужна доставка документов.

Но при этом возникает вопрос по соблюдению кассовой дисциплины. Как сшивать книгу, если используется цифровая подпись? Изготовленная в системе электронного оборота кассовая книга не распечатывается и не сшивается. Существуют технические средства, с помощью которых книга защищается от вмешательства и скрепляется цифровой подписью.

Специально для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели, пользующиеся системой упрощенного налогообложения, обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данный формат учета используется для исчисления налоговой базы. По закону предпринимателям запрещено менять данные в книге учета, так как это может привести к искажению налогооблагаемой суммы.

Закон четко регламентирует, как правильно сшивать книгу доходов и расходов. Существует специальный приказ Минфина, который утверждает формы учета и отчетности для индивидуальных предпринимателей, работающих на упрощенной системе и патентной. В приказе прописано, что книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена подписью и печатью при наличии таковой.

Книга может вестись от руки или в электронном виде. Существует также возможность вести ее в бухгалтерской программе. Если книга ведется электронно, то в конце года она распечатывается. Все листы нумеруются, складываются аккуратной стопкой и сшиваются. Первым должен идти титульный лист.

Примечательно, что незаполненные листы книги также должны быть распечатаны и сшиты в общем ряду. Даже если организация или ИП сдают нулевые балансы и деятельность не ведут - книгу им все равно придется распечатывать и сшивать. Форма должна быть закреплена печатью и подписью руководителя (предпринимателя) на последнем листе. Для этого используется наклейка, содержащая такие же данные по подсчету листов, как на кассовой книге.

Форма учета при патентной деятельности

В случае, если предприниматели используют патентную систему, то ему нужно вести только книгу доходов. Данная форма учета применяется только для отражения доходов от патентов в момент их получения. Вопроса о том, как сшить книгу доходов можно избежать, если знать принципы сшивания ранее изученных документов. Порядок ничем не отличается. Книга также может вестись в электронном или рукописном варианте в течение года. Она должна:

• нумероваться;
• сшиваться;
• скрепляться подписью и печатью руководителя.

Если у индивидуального предпринимателя, кроме патентной деятельности, существуют другие направления в работе, то параллельно он должен вести книгу учета доходов и расходов. В ней найдут отражение все операции, кроме доходов от патентов.

Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)? Какой должен быть порядок сшивания отчета кассира с приложенными ПКО и РКО?

Вопрос: Подскажите пожалуйста как правильно сшивать отчет кассира с приложенными ПКО и РКО? Стоит ли его сшивать каждый день когда были операции по кассе? Или можно сшить поквартально.

Ответ: Порядок сшивания отчета кассира с приложенными ПКО и РКО может быть таким как Вам удобно. Сшивать каждый день не обязательно, можно поквартально.

О том, что нужно сшивать отчеты кассира не сказано ни в Указаниях Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У ни Указаниях по заполнению кассовой книги , утв. постановлением Госкомстата России от18 августа 1998г. №88. На практике с целью обеспечения сохранности документов организации сшивают отчеты кассира.

Обоснование

Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

• подсчитывает итог операций за день;
• определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
• передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.

Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

Мы считаем, что это позволяет компании самой решить, как вести книгу. Можно предусмотреть, что книга, как и раньше, ведется в двух экземплярах, прошивается и пронумеровывается. А можно закрепить в приказе директора правило, что за каждый день кассир распечатывает только один лист кассовой книги. В любом случае штрафа за ведение книги в одном экземпляре быть не должно (подробнее об этом см. в вопросе № 16).

Об ошибках в расходах и кассовой книге

Несущественные ошибки на расходы не повлияют

Кассовую книгу ведут в одном экземпляре

В организации мало кассовых операций, поэтому в конце года распечатываем кассовую книгу в двух экземплярах. Один прикрепляем к отчету кассира с приходными и расходными кассовыми ордерами, но не прошиваем. Второй прикрепляем к вкладному листу кассы и сшиваем. То есть указываем, сколько пронумеровано и прошнуровано листов. Правильно ли ведем кассовую книгу?

Порядок ведения кассовых операций… (утвержден указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У) не требует вести кассовую книгу в двух экземплярах.

Периодичность, с которой распечатывают кассовую книгу, устанавливает руководитель организации. Но с учетом представляемой отчетности. Если отчетность квартальная, книгу надо распечатывать не реже чем раз в квартал до того, как представляете отчетность. Если полугодовая — не реже чем раз в полгода. Порядок хранения кассовых документов тоже определяет руководитель. Как удобно организации. Но чтобы по требованию она могла оперативно представить все документы.

Сколько листов распечатывать помимо главной кассы и куда все это подшивать или не подшивать, Центробанк не регламентирует. А налоговики контролируют лишь то, соблюдает компания порядок или нет. Главное, чтобы все операции были отражены в кассовой книге. И чтобы на них были оформлены соответствующие документы — расходные и приходные кассовые ордера и т. д.

На практике обычно компании поступают так.

Кассовые документы и два экземпляра листов кассовой книги распечатывают в момент, когда их создают. В те дни, когда кассовых операций нет, записи в кассовой книге не делают.

Документы с листом кассовой книги подшивают в папку в хронологическом порядке. Прошивать их не требуется. Достаточно того, что они хранятся в одной папке.

Саму кассовую книгу, то есть вторые листы кассовой книги (оба экземпляра одинаковые), прошивают и заверяют в конце года. Или чаще — с той периодичностью, которую установил руководитель организации

Отвечает Ольга Прыгова,

заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

«Заполняйте графу 14 раздела 3 только по тем сотрудникам, которые уволились 31 декабря 2018 года. По новым правилам поставьте в графе 14 дату увольнения, а не символ «Х». Подробнее, как отразить в СЗВ-СТАЖ сведения об уволенных сотрудниках, читайте в рекомендации.»

Соблюдение правил кассовой дисциплины и ведение кассовой книги является обязательным для всех организаций и частных предпринимателей при любой системе налогообложения, если они оперируют наличными денежными средствами при ведении деятельности. Рассмотрим, как правильно вести кассовую книгу.

Порядок заполнения кассовой книги установлен Положением о ведении кассовых операций, утвержденным Центробанком 12.10.2011 года. Согласно Положению хозяйствующие субъекты при проведении операций с наличными денежными средствами обязаны вести кассовую книгу (форма КО-4). На каждый год оформляется новая кассовая книга. У предпринимателя или организации допускается одна кассовая книга.

На основании полученных приходных и расходных кассовых документов кассир заполняет соответствующие разделы книги. Каждому кассовому документу соответствует одна запись в кассовой книге. По завершении рабочего дня кассир сверяет данные кассовых ордеров с данными кассовой книги, выводит конечный остаток денежных средств и заверяет эту сумму своей подписью. Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе.

Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату. Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день. При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.

Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера. Если допущенная ошибка повлекла неправильное отражение остатков и оборотов за определенный период, то допускается одинарное перечеркивание ошибочных страниц с пометкой «Аннулировано» и составление новых кассовых листов с корректными данными.

При этом кассир должен составить рапорт на имя главного бухгалтера об обнаружении ошибки. Главный бухгалтер или директор назначает комиссию, ответственную за внесение корректировок в кассовую книгу. После внесения исправлений кассир составляет бухгалтерскую справку с описанием допущенной ошибки и внесенных исправлений.

Налоговая инспекция вправе проверять правильность ведения кассовой книги и штрафовать за нарушения кассовой дисциплины. Однако нужно учесть, что инспектор имеет право оштрафовать предприятие или предпринимателя за нарушение кассовой дисциплины, если нарушение выявлено менее, чем через 2 месяца с момента его совершения.

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе кассовой книги пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя, а также год, за который ведется кассовая книга.

Вкладной лист кассовой книги

Страница кассовой книги состоит из двух одинаковых по заполнению частей — вкладного листа и отчета кассира. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день.

Образец заполнения кассовой книги

Рассмотрим правила, как правильно оформлять поля кассовой книги.

• В графе «Касса за» указывается дата проведения операций. В поле «Лист» указывается порядковый номер листа кассовой книги.
• В поле «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера.
• В графе «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции.
• В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют.
• В строке «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО.
• В строке «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО.
• В графе «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств.
• В графе «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов.

Если в сумме денежных средств на конец дня есть средства для выдачи заработной платы, пособий, стипендий, следует указать их отдельной суммой. В конце страницы прописью указывается количество приходных и расходных ордеров.

Как сшивать кассовую книгу

Страницы кассовой книги нумеруются сквозным способом. Вся книга прошнуровывается и заверяется печатью и подписью директора и главного бухгалтера, чтобы не было возможности изъять листы из книги. На последнем листе кассовой книге указывается цифрами и прописью количество прошнурованных листов книги.

Ведение электронной кассовой книги

Нужна ли кассовая книга для ИП?

До вступления в силу Порядка ведения кассовых операций законодательство не указывало прямо и однозначно на обязательное ведение предпринимателями кассовой книги. В Арбитражной практике также имелись решения судов в пользу предпринимателей, которые при совершении операций с наличными средствами не заполняли кассовую книгу.

Главная » Финансовая поддержка » Нужно ли сшивать кассовые документы. Порядок ведения кассовой книги в электронном виде