Суточные зарубежные командировки. Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ
Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.
Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2019 году), которые работодатель обязан возместить:
- затраты на аренду жилого помещения;
- траты на проезд;
- средний заработок за дни поездки;
- иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
- дополнительные траты, связанные с проживанием.
Норма суточных командировочных расходов в 2019 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.
Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.
Что нужно для оплаты
С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2019, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.
Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.
С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.
Как установить суточные
Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2019 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.
Приказ об утверждении норм командировочных расходов
Положение о командировках (приложение к Учетной политике)
Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.
Оплата суточных командировочных расходов в 2019 году
- все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
- дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
- дни вынужденного простоя или задержки.
Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.
При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.
14 июня Госдума приняла Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ». В документе описаны изменения, которые вступят в действие 1 января 2017 года. Нововведения касаются суточных выплат при командировках. Напомню: раньше законодательством не регулировался максимальный размер суточных выплат. Предприятия самостоятельно могли определять количество средств, выделяемых на деловые поездки. Такой подход был вполне оправдан: большая компания может позволить себе значительные расходы на командировки, в то время как маленькие фирмы вряд ли готовы к серьезным тратам.
Ранее размер суточных выплат выдаваемых сотрудникам корректировался, исходя из нормативов по подоходному налогу. Так, для поездок по России объем не облагаемых НДФЛ суточных выплат составлял 700 рублей, а для зарубежных поездок – 2500 рублей. Кроме того, эти показатели необходимо было зафиксировать в коллективных договорах между сотрудником и работодателем, а также в локальных актах. Если же указанные лимиты превышались, то с разницы нужно было удержать и оплатить НДФЛ.
Обратите внимание
Официально ставки налогов не увеличиваются. Меняется лишь формулировка в одном
из пунктов Налогового кодекса. При этом от подобных изменений финансовые последствия для предприятий становятся довольно ощутимыми.
Что касается налога на прибыль, то тут не было ограничений, и полный размер суточных выплат мог быть учтен при налогообложении прибыли. Сложнее ситуация обстояла со страховыми взносами – раньше с командировочных они не удерживались. Но с принятием нового закона, с выплат, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы. Это следует из пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ.
Выплата командировочных в 2017 году
Теперь компаниям придется не только рассчитывать удержания в страховые фонды, но и платить деньги в бюджет за то, что сотрудники отправляются в деловую поездку.
С одной стороны, нововведения вызовут очередные сложности, придется тратить время на дополнительные расчеты. С другой стороны, многие компании уже давно приспособились к лимитам в 700 и 2500 рублей, контролируя размер удерживаемого НДФЛ.
Еще одна преграда в виде взносов вряд ли существенно отразится на размере суточных выплат. Глобальная проблема этих изменений в том, что фактически меняется налогооблагаемая база у большинства российских компаний. Отправка сотрудников в командировки – это повсеместная практика. Официально ставки налогов не увеличиваются. Меняется лишь формулировка в одном из пунктов Налогового кодекса. При этом от подобных изменений финансовые последствия для предприятий становятся довольно ощутимыми. Вероятнее всего, изменения в законодательстве вызваны нестабильной ситуацией в экономике, и государство пытается добиться таким способом пополнения бюджета. Что ж, мера довольно резкая, но эффективная. Вопрос только
в том, стоит ли ждать в ближайшее время отмены других «налоговых поблажек». Об этом, вероятно, мы узнаем совсем скоро.
Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.
Определение суточных
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.
Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.
Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.
Суточные по-новому
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Если сотрудника ждет командировка за границу, НДФЛ с суточных удерживать надо только с суммы больше лимита из Налогового кодекса. О размере и налогообложении суточных в загранкомандировках в 2017 году - в этой статье.
Размер суточных в загранкомандировке в 2017 году
При заграничных командировках сотрудникам полагается 2500 рублей в сутки. С этой суммы налог не удерживают. А вот с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ. Это правило пункта 3 статьи 217 НК РФ.
В любом случае компания сама определяет размер суточных.
Суточные даже при поездках за рубеж обычно выдают в рублях, но пересчитывают суммы по курсу валюты.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ПРИКАЗ № 9
об установлении нормы суточныхг. Москва
При направлении сотрудников в краткосрочные служебные командировки в 2017 году
суточные выплачивать в следующих размерах:
– при командировках по России –700 руб. в сутки;
– при командировках в Австралию – 67 долл. США в сутки;
– при командировках в Венгрию – 65 долл. США в сутки.Генеральный директор ____________ А.В. Львов
В положении о командировках можно предусмотреть, что суточные в валюте равны, например, 30 долларам США в день по курсу ЦБ на дату выдачи денег сотруднику. При этом важно не забыть ознакомить с положением о командировках всех сотрудников под роспись.
НДФЛ с суточных в загранкомандировке в 2017 году
С суммы превышения 2500 рублей компания обязана удержать налог.Здесь могут возникнуть сложности.
В кризис курс валюты постоянно скачет. И может произойти, что на дату выдачи в переводе на рубли сумма суточных в валюте меньше 2500 рублей. А если брать курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, то может получиться сумма более 2500 рублей. В этом случае надо удержать НДФЛ.
Если для налога на прибыль Минфин требуют посчитать расходы по курсу на дату выдачи аванса (письмо от 03.09.2015 № 03-03-07/50836), то для НДФЛ - по курсу на дату получения дохода. Это дата утверждения авансового отчета (письмо от 27.03.2015 № 03-04-07/17023). Логика следующая.
На дату выдачи у сотрудника не возникает дохода, ведь он получает аванс. Доход определяют на дату утверждения отчета. На эту дату суточные в валюте превысят 2500 рублей.
Пример
2 сентября работник поехал в командировку за границу, в Сингапур на 5 дней. Компания выдала ему суточные в валюте в сумме 190 долл. США (38 долл. за один день).
Курс ЦБ на дату выдачи аванса - 65,3495 руб. В переводе на рубли суточные равны 2483,28 руб. за один день (38 долл. × 65,3495 руб.). Руководитель утвердил авансовый отчет 11 сентября. Курс ЦБ РФ на эту дату - 68,4961 руб.
Для НДФЛ размер суточных составит 13 014,26 руб. (38 долл. × 5 дн. × 68,4961 руб.). Удержать налог надо с 514,26 руб. (13 014,26 руб. – (2500 руб. × 5 дн.)). НДФЛ с суточных равен 67 руб. (514,26 руб. × 13%).
Осуществляя свой бизнес, хозяйствующий субъект в целях его расширения и поиска новых клиентов, заключает различные контракты за рубежом. Поэтому руководству компании приходится либо ехать самим, либо отправлять определенных должностных лиц в служебные поездки за границу. При этом нужно помнить суточные при загранкомандировках в 2018 году – нормы и учет имеют некоторые отличия от поездок внутри страны.
Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.
В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.
Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.
Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.
Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.
Внимание! Старые правила действуют только при исчислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве, так как они остались в администрировании ФСС. Каких-либо заявленных новшеств по регулированию служебных поездок за рубеж в 2018 году не ожидается.
Размер суточных при загранкомандировках в 2019 году
Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.
Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.
Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.
Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.
Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки. Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы.
Какие существуют нормы для заграничной командировки
Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.
Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.
Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:
Внимание! Кроме этого, этот акт устанавливает и надбавки к нормам для определенных категорий работников, направляемых в иностранные поездки. Коммерческие компании могут использовать нормы данного Постановления, или применять разработанные на его основе свои нормативы.
Скачать (Приложение №1) в формате Word.
