Плановая проверка пфр и фсс что проверяют. Выездная проверка фсс

Любое предприятие могут посетить с проверкой инспекторы ФСС. Узнайте, что именно проверяет ФСС и какие штрафы грозят при невыполнении требований

Читайте в нашей статье:

Что проверяет ФСС

Есть несколько моментов в работе любого предприятия, благодаря которым организацию могут навестить проверяющие из ФСС.

верность начисления и перечисления взносов;
трата средств, которые были начислены страхователем по страховым случаям (декретные, больничные, отпуска по уходу за детьми);
получение путевок;
трата средств, если на предприятии кто-то из сотрудников получил травму.

Самое главное, что обычно проверяет территориальный орган ФСС – чтобы затраты на выплату страхового обеспечения были обоснованы, и чтобы все страховые взносы были правильно рассчитаны и вовремя перечислены.

Читайте также:

Все компании и бизнесмены могут проверить отчеты перед тем, как сдать их в фонды. Есть программа проверки ФСС, с помощью которой можно уточнить, верно ли заполнены таблицы расчетов, суммы базы, начислений и уплат взносов. Расчеты делаются нарастающим итогом по возмещаемым расходам. Проверка по новым контрольным соотношениям делается онлайн и абсолютно бесплатно.

Виды проверок ФСС

Проверка ФСС, утверждает ст. 4.7 Федерального закона N 255-ФЗ, может быть:

камеральной – проверяются расходы на выплату страхобеспечения (по заявлению на возмещение выплат или если из ФНС поступила информация из расчета по страховым взносам);
внеплановой выездной – в ФСС поступает жалоба от заявителя, полагающего, что ему неверно начислили страховое обеспечение;
плановой выездной совместной с ФНС – страхователи проверяются на предмет верности выплат страхового обеспечения;
назначенной для выяснения, насколько правильно исчислены, вовремя и полностью перечислены страховые взносы, которые подлежали уплате за отчетные периоды, закончившиеся до 1 января 2017 года, в государственные внебюджетные фонды.

Цель этих надзорных мероприятий – проконтролировать, как плательщик соблюдает законодательство РФ об обязательном социальном страховании.

Что проверяет ФСС при выездной проверке

Выездная проверка ФСС может быть плановой и внеплановой. Планы ревизий на год составляются территориальными органами, чтобы контролировать, как плательщиком страхвзносов соблюдаются законы. Для выездной внеплановой проверки есть три стандартные причины: запрос денег на пособия , жалоба сотрудника, реорганизация или ликвидация фирмы.

Читайте также:

Назначение и проведение документальных выездных проверок, форма актов ревизий и то, как они составляются, как принимается решение по результатам проверки – для этого всего есть единые требования, установленные законом.

Что проверяет ФСС при выездной проверке – как тратятся суммы и как начисляются и выплачиваются страховые взносы в случае временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Заодно инспектируется страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Плановая проверка

Статья 4.7 Федерального закона N 255-ФЗ защищает плательщиков страховых взносов от чрезмерного внимания контролеров ФСС и говорит, что выездная плановая ревизия может случаться максимум один раз в три года.

Это правило не распространяется на случаи:

когда в территориальный орган поступает жалоба от сотрудников предприятия-плательщика;
когда в ходе камеральной проверки ревизоры находят неполадки в начислении и уплате взносов, расходовании денег ФСС РФ или погрешности в заполнении расчета по начисленным и уплаченным взносам.

Читайте также:

Как ФСС проверяет больничные листы

Больничный лист – это единственная причина для начисления и выплаты компенсаций по временной нетрудоспособности. Он служит доказательством случившейся с человеком болезни и позволяет руководству и ФСС понять:

категорию заболевания;
насколько тяжелой была болезнь;
сколько времени человек провел на стационарном или амбулаторном лечении.

Поскольку без правильно оформленного больничного компенсация невозможна, сотрудникам ФСС необходимо контролировать, чтобы все документы, и больничные листы в первую очередь, соответствовали нормам.

Проверка ФСС по больничным листам может быть камеральной и выездной.

Читайте также:

Инспекторы проверяют:

подлинность бланка, соответствие его госстандартам;
у больничного есть установленная цветовая гамма, она должна быть соблюдена;
бумага, на которой ГОСЗНАК печатает бланки, должна быть определенной плотности;
подпись и личная печать врача, выдавшего заключение и подписавшего больничный – насколько они четкие и разборчивые;
в больничном должны присутствовать сведения о застрахованном лице, название организации-работодателя, разборчиво прописанные диагноз и период, когда человек лечился.

Как ФСС проверяет больничные листы – вместе с выяснением подлинности изучается правильность выдачи медицинским учреждением. Если есть исправления, инспекторы смотрят, заверены ли эти правки. Кроме того, внимание ФСС направлено и на срок подачи больничного .

Больной должен передать лист в бухгалтерию до того, как закончится календарный месяц, во время которого он хворал. И не позже числа подачи бухгалтерского отчета, который работодатель ежемесячно передает в ФСС. В этом отчете содержится информация об отработанном времени и начисленном доходе застрахованного лица и во время лечения, и за весь месяц.

Требуемые документы

Первое, что будут смотреть проверяющие – верность заполнения отчетов по форме 4-ФСС и 4а-ФСС. Из-за того, что пособия рассчитываются, исходя из предыдущих периодов, то все документы по расходам нужно хранить пять лет как минимум.

Читайте также:

Разумеется, ревизор может запросить и другие документы. Если их не предоставляют сразу, после устной просьбы, то проверяемому вручается письменный запрос, который следует исполнить в течение десяти рабочих дней. Если организация не укладывается в этот срок, то на следующий день после получения требования надо послать письмо в ФСС с обоснованием задержки и просьбой продлить время предоставления. Руководство Фонда рассмотрит просьбу, после чего вынесет отдельное решение, которым увеличит срок или скажет «нет».

Результаты проверки

После камеральной проверки, если будут обнаружены нарушения, в течение 10 дней будет составлен акт. Он подписывается уполномоченными сотрудниками ФСС и представителем страхователя. Не позднее чем через 5 дней с момента издания этот акт вручается под роспись представителю нарушителя (может быть отправлен по почте, главное, чтобы дата вручения была бы зафиксирована).

Если проверяемый не согласен с фактами, выводами и предложениями, приведенными в акте, у него есть 15 дней, чтобы направить в ФСС письменные возражения. Возражать можно по поводу всего акта целиком или по его отдельным частям. К письму можно прикрепить документы (или их копии), подтверждающие приведенные аргументы.

Если в организации все в порядке, и нарушения не найдены, акт не составляется, и плательщик никак не извещается о результатах ревизии.

Проверочные мероприятия со стороны государственных структур и служб сегодня – рядовые и нередкие события . Тем не менее, они требуют тщательной подготовки и знания дела предпринимателями и управленцами, которым предстоит столкнуться с контролем и наблюдением.

Поскольку эти службы всегда действуют сообща, увидеть их на тех или иных проверках по отдельности нереально. У них есть общий план-график , который можно отыскать на официальном ресурсе регионального отделения ФСС http://fss.ru/ . Его они и придерживаются в процессе совершения контрольных мероприятий.

Каждый фонд стремиться включить в список план страхователей, которые представляют для него особый интерес. В итоге по 50% компаний проверка инициируется ПФР, а по 50% организаций – ФСС.

Есть несколько ключевых критериев , по которым осуществляется выбор страхователей:

Расхождения в отчетной документации . Назначение выездной ревизии осуществлено в ходе камеральной проверки. К примеру, если сотрудники служб в ходе контроля обнаружат какие-то огрехи в бумагах и несоответствия, в последующем будет назначена плановая выездная проверка.
Снижение заработной платы . Если в сравнении с прошлым годовым периодом в рамках организации произошло заметное снижение ФОТ, это также является поводом для ее включения в план проверочных мероприятий.
Нулевой отчет . Особого внимания со стороны инспекторов заслуживают организации, которые сдают нулевые декларации. Ведь заработная плата сотрудника, который честно отработал свое время и соблюдал нормы, не может быть меньше МРОТ. Если предполагается начисленная заработная плата, должны присутствовать и взносы по страхованию.
Необлагаемые денежные суммы . К таким выплатам на практике относят государственные пособия, плату лицам, временно находящимся на территории РФ, иностранным работникам. В плане есть и компании, отражающие значительные суммы по данным направлениям.
Сниженные тарифы . В частности, речь идет об организациях, работающих по упрощенной схеме налогообложения. Особый риск по поступлению в план проверок имеют компании с пониженным тарифом, не подавшие документы на камеральную проверку.
Наличие обязательств . Речь идет о долгах. В плане обязательно окажутся организации, которые имеют по взносам определенные недоимки. При этом ФСС интересуют как организации с долгом в 1000 рублей, так и крупные должники.
Масштабность налогоплательщика . Из всего списка проверяющие структуры будут выбирать лиц, которые имеют наибольший доход (базу обложения налогами), максимальный показатель СЧП и страховой фонд.
Крупные суммы расходов, финансируемые службами . Если управленец предприятия тратит много денег на сомнительные выплаты, это станет поводом навестить его в ходе планирования очередной проверки.
Подходит срок проверки . Выездные мероприятия осуществляются разово в трехлетний период. Поэтому, если компания не подвергалась проверке три года подряд, сотрудники, скорее всего, назначат эту меру.

Это далеко не весь перечень критериев, по которым осуществляется отбор, но он считается основополагающим .

Что проверяет ПФР и ФСС

Есть несколько бумаг, которые нужны этим службам для проведения проверочных мероприятий. Их перечень зависит от того, какая именно структура осуществляет контроль – пенсионный фонд России или Федеральная страховая служба.

Главное, что необходимо предоставить – копии документов, выступающих в качестве оснований для исчисления и уплаты взносов по пенсиям, подтверждающих правильность расчетных мероприятий. К суммарному перечню можно отнести следующие направления :

документация учредительного характера;
приказы, связанные с учетной политикой предприятия;
лицензионные разрешения;
подтверждения расчетов по взносам;
отчетность бухгалтерского характера (отчетные бумаги и пояснительные записки за год, заключения аудиторов);
регистры бухгалтерского учета по расчетным действиям с персоналом и подотчетными лицами, что связано с социальным обеспечением и учетом денежных средств;
карточки, обеспечивающие проведение индивидуального учета по начисленным вознаграждениям и выплатам;
документация организационно-распорядительного типа, договорные соглашения и дополнительные контракты – приказы, договоры коллективного характера, трудового плана;
бумаги банковского и кассового характера;
первичные формы и разновидности, способствующие подтверждение выплат персоналу – ведомости по заработным платам, ордера, выписки;
документы, подлежащие индивидуальным учетным действия в рамках системы обязательного пенсионного обеспечения, включая страховые мероприятия.

Что требует ФСС

Федеральная страховая служба в ходе осуществления проверочных мероприятий может требовать от плательщика страховых взносов большого количества документов. Главное, чтобы они выступали в качестве основания для исчисления и уплаты взносов, а также обеспечивали подтверждение правильности расчетных действий.

К их перечню относят:

расчетно-платежные ведомости;
листы больничного характера;
гражданско-правовые соглашения;
бумаги, требуемые для оформления пособий;
табели учетных действий;
трудовые книги;
бумаги о расследовании несчастных ситуаций в рамках производственного процесса;
сведения о профессиональных заболеваниях;
материалы оценки трудовых условий.

Чтобы работать с контролирующими органами долго, эффективно и плодотворно, требуется предоставлять им все запрашиваемые документы, а также дополнения и пояснения к ним. Такой подход позволит добиться оптимальных результатов и выстроить доверительные, надежные и хорошие отношения.

Традиционно мероприятия, связанные с выездной проверкой, проводятся на территории организации . Если возможность предоставления соответствующего помещения отсутствует, тогда это делается по месту работы органов надзора.

Заниматься проведением проверки вправе только те лица, которые указаны в рамках решения. Поэтому перед предоставлением доступа к сотрудникам необходимо обеспечить сверку реквизитов с реквизитами удостоверений, имеющихся у инспекторов.

Всего должно присутствовать два основных решения :

От руководящего специалиста или его заместителя территориального органа ПФР, оформление производится по форме №8.
От руководителя или заместителя по органу ФСС РФ, форма №9.

Следует вести себя особенно внимательно в процессе проверки документов проверяющих лиц. Дело в том, что они могут быть поддельными.

Необходимо проверить все удостоверения и провести сверки. Правом на проведение наделяются только те инспекторы, имена которых прописаны в решениях. Если с документацией все в порядке, то не пустить их на территорию предприятия нельзя. Если доступ контролерам не будет обеспечен, впоследствии они составят акт препятствия и начислят штрафы.

Продолжительность осуществления мероприятий в целом не может составлять более двухмесячного периода , начиная с даты решения до момента составления справки. Проверка со стороны сотрудников фондом приостанавливается в целях получения вспомогательных сведений. Эти организации не могут проверять лицо чаще, нежели разово в три года.

Проверка, связанная с ликвидацией и реорганизацией компании, осуществляется в любое время, вне зависимости от проведения предшествующих мер . В качестве предмета проверки выступает правильность и актуальность исчисления, а также своевременность уплаты соответствующих взносов.

План ПФР и ФСС на 2018 год

На официальных ресурсах http://www.pfrf.ru/ и http://fss.ru/ можно ознакомиться с планируемыми мероприятиями на весь год. Но стоит помнить про особые критерии отбора , которых и придерживаются организации в процессе составления схемы посещений тех или иных предприятий.

Кто рискует попасть в «черный список»

Фирмы, у которых присутствуют несоответствия в расчетных действиях в рамках форм РСВ-1, 4-ФСС.
Компании, имеющие крупные расходы, покрываемые за счет денег ФСС.
Организации, не предоставляющие в срок необходимый набор отчетных бумаг.
Структуры, обеспечившие выплаты сотрудникам, если они не стали объектами обложения страховыми или пенсионными взносами.
Компании, применяющие льготы на уплату СВ.
Корпорации, имеющие долги в этом направлении свыше двух отчетных лет подряд.
Фирмы, которые предоставили данные по суммам страховых взносов, а они сократились в сравнении с прошлым периодом.
Организации, требующие неоднократного проведения корректировок.

Таким образом, если организация попадает хотя бы под несколько этих критериев, вероятность того, что эти службы захотят их навестить, увеличивается.

Оформление результатов

В последний день проверки происходит оформление соответствующей справки . Два месяца отводится на оформление акта, выступающего в качестве итога проверки и основания для привлечения к ответственности.

Если организация с данным решением не согласна, она вправе предоставить возражение и оспорить решение, приложив к письменному документу оправдательные бумаги. Материалы отправляются фондовым руководителям, которые и выносят окончательные решения.

Большой семинар по проверкам в организациях представлен ниже.

В рамках камеральной проверки сотрудники территориального отделения фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчеты по форме-4 ФСС (ч. 1 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Например, представлен расчет по форме-4 ФСС за девять месяцев 2015 года. Значит, в рамках камеральной проверки этого отчета фонд может проконтролировать, правильно ли начислены взносы только за эти девять месяцев. Хотя в ходе проверки сотрудники фонда могут использовать сведения и за другие отчетные периоды.

А вот в рамках выездной проверки сотрудники фонда могут проверить период в пределах трех календарных лет. Тех, что предшествуют году, в котором такую проверку назначили (ч. 9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И кстати, конкретные периоды выездной проверки должны быть указаны в решении о ее проведении (п. 3 ч. 4 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Общий порядок камеральной проверки

Камеральную проверку начнут с того дня, когда страхователь подал в ФСС России расчет по форме-4 ФСС . Длиться такая проверка может три месяца с этой даты (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При проведении проверки сотрудники фонда руководствуются статьей 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Камеральную проверку проводят на территории отделения ФСС. Поэтому, кроме самого расчета, при проверке сотрудники фонда могут использовать лишь уже имеющиеся у них документы, например:

расчеты страховых взносов, которые были представлены ранее;

документы, которые страхователь подал вместе с первоначальными расчетами - речь идет о камеральной проверке уточненного расчета;

выписки из регистров бухгалтерского или налогового учета.

Запросить же дополнительные документы сотрудники фонда вправе, только если в сданной отчетности они выявили какие-либо ошибки или противоречия. В этом случае они могут потребовать от организации устранить эти несоответствия. А также вправе запросить письменные или устные пояснения.

О выявленных ошибках (несоответствиях) проверяющие должны сообщить плательщику. Одновременно они направят требование внести исправления в расчет. Исполнить такое требование необходимо в течение пяти рабочих дней. Срок считайте со дня, следующего за тем, когда организация получила требование: по ТКС или лично в руки. Если же требование пришло почтой, то оно считается полученным на шестой день с даты отправки, что указано в штампе. Такие правила установлены в частях 3-4 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Кроме того, в ходе камеральной проверки сотрудники ФСС России могут вызвать плательщика взносов в территориальное отделение фонда для дачи устных пояснений (п. 3 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Вызов оформляется письменным уведомлением .

Ситуация: можно ли не исполнять требование ФСС России представить письменные пояснения, если в этом документе не указаны конкретные ошибки и (или) противоречия, выявленные при камеральной проверке?

Да, можно.

ФСС России может требовать от организации письменные пояснения, только если в отчетности есть ошибки и противоречия. В этом случае проверяющие обязаны сообщить организации о конкретных выявленных неточностях и одновременно могут потребовать письменные пояснения к ним. Об этом говорится в части 3 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Когда же ошибок и противоречий нет, у сотрудников фонда нет оснований требовать от страхователя пояснения. А если они все-таки запросили таковые без указания на конкретные ошибки и (или) противоречия, то такое требование можно не исполнять. Оно считается незаконным.

Совет: Ответить на незаконное требование фонда все же стоит. Напишите, что требовать пояснения сотрудники ФСС России могут, только если в расчете есть ошибки и противоречия (ч. 3 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А поскольку в полученном требовании об ошибках ничего не сказано, запрос выглядит необоснованным и организация не может его исполнить.

Общий порядок выездной проверки

Выездные проверки сотрудники ФСС России проводят, руководствуясь статьей 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Такое контрольное мероприятие проходит, как правило, на территории плательщика взносов (т. е. организации-работодателя). Но есть исключение. Если у страхователя нет возможности предоставить помещение для проверки, тогда ее проведут в территориальном отделении ФСС России. Об этом сказано в части 1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Выездная проверка начинается с того, что сотрудники фонда вручают страхователю решении о проведении проверки . В решении указывается состав проверяющих и проверяемый период, который не должен превышать трех лет (п. 4-9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Убедитесь, что такое решение есть на руках у проверяющих. А вместе с ним проверьте и служебные удостоверения. Если таких документов у них нет, то вы вправе не пускать с проверкой на территорию организации.

С предъявленным решением надо ознакомиться и поставить свою подпись. После этого сотрудник ФСС России вручит требование о представлении документов . Кстати, если проверку проводят , то от каждого фонда должно быть свое требование. И исполнять эти требования придется по отдельности, независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Выездная проверка заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В общей сложности выездная проверка не может длиться дольше двух месяцев (ч. 11, 14 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях - до шести месяцев (ч. 11 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Основанием для продления выездной проверки до четырех и (или) шести месяцев может стать:

получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;

форс-мажорные обстоятельства на территории, где проводится проверка;

наличие в составе проверяемой организации четырех и более обособленных подразделений;

непредставление (несвоевременное представление) организацией документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Чтобы продлить срок выездной проверки, отделение ФСС России должно направить мотивированный запрос в вышестоящий орган фонда. На основе этого запроса руководитель (его заместитель) вышестоящего органа примет решение о продлении выездной проверки или откажет в таком продлении.

Такой порядок предусмотрен в части 11.2 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды выездных проверок

Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.

Плановые выездные проверки территориальные отделения ФСС России могут проводить только совместно с территориальными отделениями ПФР. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на сайте своего регионального отделения ФСС. Учтите, что в этот график могут вноситься изменения.

В ходе плановых выездных проверок сотрудники территориального отделения проверяют, правильно ли страхователи начислили и заплатили:

взносы на обязательное социальное страхование;

пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. А также верно ли расходовали средства, выделенные из ФСС «на травматизм».

По каждому из этих направлений проверяющие выносят отдельный акт.

Внепланово выездные проверки проводят лишь в определенных случаях:

организация находится на стадии ликвидации или реорганизации;

страхователь обратился за выделением средств;

сотрудник пожаловался на неправильный расчет пособия (ч. 3 ст. 4.7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минздравсоцразвития России от 22 февраля 2011 г. № 19-5/10/2-1748.

Кстати, в совместных проверках помимо сотрудников фондов могут принимать участие еще и налоговые инспекторы. Их привлекают, чтобы проверить обоснованность применения пониженных тарифов страховых, если организация:

осуществляет деятельность в области информационных технологий ;

оказывает инжиниринговые услуги .

Такой порядок установлен пунктом 2 части 5 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Какие документы может требовать ФСС России при выездной проверке

ФСС России может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:

являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;

подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.

Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Например, сотрудники фонда могут требовать копии:

расчетно-платежных ведомостей;

больничных листов;

договоров гражданско-правового характера;

документов, необходимых для оформления пособий;

табелей учета рабочего времени;

трудовых книжек;

документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) и т. п.

Ситуация: может ли ФСС России при проверке признать гражданско-правовой договор ничтожным ?

Да, может.

В ходе своих проверок представители ФСС России анализируют основания, по которым производились те или иные выплаты в пользу сотрудников. При этом особенно тщательно они проверяют содержание именно гражданско-правовых договоров. Ведь выплаты по таким договорам не облагаются взносами на обязательное социальное страхование (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Некоторые организации «экономят» на этой части страховых взносов и заключают со штатными сотрудниками договоры подряда. Хотя перечень работ в них пересекается с теми, что относятся к основным трудовым обязанностям этих сотрудников.

Кроме того, обжаловать решение фонда можно не только в суде, но и в вышестоящем отделении фонда.

Это следует из статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пунктов 1, 3 статьи 166, статьи 170 Гражданского кодекса РФ, части 4 статьи 11 Трудового кодекса РФ.

Пример признания недействительным договора подряда, заключенного со штатным сотрудником

А.С. Кондратьев работает в организации «Альфа» менеджером по трудовому договору с 2013 года. В его обязанности входит продажа и установка кондиционеров. Есть норма: не менее 50 кондиционеров в месяц. Оклад Кондратьева - 15 000 руб.

В январе 2014 года «Альфа» дополнительно заключила с ним гражданско-правовой договор. Согласно договору Кондратьев обязан выполнять работу по продаже и установке кондиционеров сверх плана. Оплата труда по гражданско-правовому договору составляет 10 процентов от оклада с каждого заказа сверх нормы.

По гражданско-правовому договору Кондратьеву выплатили:

87 200 руб. в 2014 году;
124 800 руб. в 2015 году.

Территориальное отделение ФСС России в 2016 году провело выездную проверку «Альфы» за 2014 и 2015 годы. Сотрудники территориального отделения фонда пришли к выводу, что отношения между организацией и Кондратьевым по гражданско-правовому договору имеют признаки трудовых (ст. 15-16, 56-59 ТК РФ):

- сотрудник по гражданско-правовому договору выполняет ту же самую работу, которая входит в его обязанности по трудовому договору;

- он подчиняется Правилам трудового распорядка.

В связи с этим проверяющие переквалифицировали гражданско-правовой договор с Кондратьевым в трудовой и доначислили страховые взносы.

С сумм, начисленных Кондратьеву по притворному гражданско-правовому договору за 2014 и 2015 годы, организации пришлось заплатить в ФСС России:

страховые взносы в размере 6148 руб. ((87 200 руб. + 124 800 руб.) × 2,9%);
штраф 1260 руб. (6148 руб. × 20%) по статье 47 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Ситуация: может ли ФСС России при проверке произвести выемку документов ?

Нет, не может.

Перечень контрольных мероприятий, которые могут проводить должностные лица ФСС России при выездной проверке, установлен в статьях 36-37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Среди них:

доступ на территорию плательщика взносов;

истребование документов при проведении проверки.

Закон не дает сотрудникам фонда право на выемку документов. Поэтому даже если у них есть основания считать, что документы будут уничтожены, сокрыты или изменены, проводить такое мероприятие (в отличие от налоговых инспекторов) сотрудники фонда не могут.

Как подать документы по требованию ФСС России

Представить документы можно как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить. Для этого на них нужно сделать надпись «Верно», указать должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), поставить дату заверения и печать организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Заверить нужно каждую копию документа. Заверять подшивки, состоящие из копий нескольких документов, нельзя.

Документы, которые были истребованы в ходе проверки, нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Внимание: если не представить документы по требованию проверяющих в течение 10 рабочих дней, то организацию или предпринимателя оштрафуют на 200 руб. за каждый неподанный документ (ст. 48 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А ответственному сотруднику организации, в частности ее руководителю, грозит денежное наказание в размере от 300 до 500 руб. (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Оформление результатов проверок

Результаты камеральной и выездной проверки сотрудники фонда оформляют по-разному.

Если по итогам камеральной проверки сотрудники ФСС России не нашли ошибки, то акт проверки они не составляют и о таких результатах плательщику не сообщают. Если же есть нарушения, то проверяющие составляют акт камеральной проверки в течение 10 рабочих дней со дня ее окончания.

Для выездной проверки иначе. В последний ее день проверяющие составляют справку о проведенной проверке. Далее в течение двух месяцев с этой даты сотрудники ФСС России оформляют акт выездной проверки .

Формы актов проверок и требования к их содержанию установлены приказом ФСС РФ от 11.01.2016 N 2. О сроках и способах вручения акта проверки см. Как оформляются результаты проверок внебюджетных фондов .

Не согласны с актом проверки или его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда обязан сообщить плательщику взносов о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ФСС России выносит одно из двух возможных решений:

о привлечении к ответственности за совершение правонарушения ;

об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения .

Решение должно быть вынесено в течение 10 рабочих дней по истечении срока, отведенного на подачу возражений по акту.

Такой порядок следует из частей 1 и 8 статьи 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Решение территориального отделения фонда можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (ч. 2 ст. 54 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.

2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.

3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.

3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.

Я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.

Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

Количество расчетов за 9 месяцев предшествующего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
Страхователь осуществляет расходы на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
Несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2). Это касается периодов до 2014 года, так как начиная с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения персучета.
Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами (например, суммы компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, суммы материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.).
Применение пониженных тарифов страховых взносов. Подробнее о применении пониженных тарифов можно прочитать
Наличие ошибок и несоответствий по результатам проведения камеральных проверок.
Наличие задолженности по страховым взносам в течение более двух периодов подряд.
Отнесение страхователя к числу крупнейших плательщиков, для которых характерны наибольшая сумма облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
Уменьшение сумм начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
Наличие информации от налоговых органов о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.

Мой опыт и рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:

Применение пониженных тарифов страховых взносов (организация осуществляет деятельность в области информационных технологий);
Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС (в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
Наличие выплат работникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсации за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.

В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.

Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории , а не на территории проверяющих, по следующим причинам:

Обеспечение сохранности документов. Оригиналы документов проверяющие не имеют права изымать или выносить за пределы помещения страхователя. Однако если проверка проходит на их территории, органы ФСС и ПФР могут запрашивать оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвозить, затем возвращать и постоянно контролировать, чтобы при перевозке документы не потерялись или не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на Вашей территории, можете быть уверены, что все документы находятся в целости и сохранности, так как ни Вы, ни проверяющие не будут их выносить.

Экономия времени и материальных ресурсов. Если проверка проходит на Вашей территории, то отпадает необходимость тратить время на поездки в ФСС и ПФР по их запросам (для предоставления документов, дачи пояснений и т.д.). Кроме того, все документы Вы можете предоставить проверяющим в оригиналах, то есть сэкономить свое время и ресурсы на подготовку копий документов и составлений описей к ним. Правда, проверяющие все-таки могут запросить копии отдельных документов для того, чтобы приложить к материалам проверки, но это гораздо меньше, чем копии со всех проверяемых документов.

Возможность подробнее узнать, что от Вас требуется, и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих. Я приведу пример: инспектор ФСС запросил у меня «основание применения пониженных тарифов нашей организацией», при этом все документы, подтверждающие наше соответствие установленным в законе критериям (средняя численность работников, доля доходов от ИТ-деятельности, выписка из реестра аккредитованных организаций) были предоставлены в первый же день проверки. Не сразу я поняла, что же от меня требуется, думаю, и сам инспектор это не сразу понял. В итоге я принесла распечатку статьи 58 закона № 212-ФЗ, в которой перечислены категории страхователей, имеющие право применять пониженные тарифы страховых взносов. Вы не поверите, но это вполне устроило инспектора. Если бы проверка проходила на территории проверяющих, сложно представить, сколько времени и сил ушло бы на урегулирование этого вопроса.

Личный контакт. Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе. Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно. Это очень важно, потому что проверяющие, особенно со стажем, отличные психологи, они сразу видят, когда человек нервничает или пытается хитрить. Поэтому чтобы Вам поверили, Вы сами должны твердо верить в свою правоту.

Создайте проверяющим комфортные условия. Лучше, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойнее да и Вам. Можно ненавязчиво поставить у них в кабинете чайник, чай, что-то к чаю, показать, где налить воды и т.д. Некоторые думают, что если проверяющим будет некомфортно, то они захотят уйти и побыстрее закончить проверку. Поверьте мне, это не так. Быстрее, чем запланировано, проверка все равно не закончится, а вот то, что инспекторы не захотят долго находится на Вашей территории, это скорее минус (см. совет №1): они вправе затребовать копии необходимых документов, вызывать Вас к себе для дачи пояснений – а это дополнительное время и ресурсы. И, кстати, то, что инспектор находится на вашей территории, вовсе не означает, что он занят проверкой. У нас, например, последние два дня из пяти, один из проверяющих смотрел футбол у себя на ноутбуке. Ну что ж, нам не жалко, а человеку приятно. Так что, лучше потесните своих работников, но не проверяющих.

Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Предлагая чай, кофе, воду и другие удобства, делайте это подчеркнуто вежливо, из приличия, а не из желания подкупить. Ни в коем случае не нужно быть слишком назойливыми, постоянно интересоваться «не нужно ли чего?» или предлагать какие-то угощения, тем более спиртные напитки. Все это только вызовет подозрения и раздражение со стороны инспекторов, потому что, во-первых, хоть проверка и совместная, но они представители разных структур и друг перед другом будут «держать планку», а во-вторых, и в-главных, они находятся при исполнении служебного задания, цель которого – выявить нарушения с Вашей стороны, если таковые имеются.

Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают Вам на ошибки, по их мнению, не соглашайтесь и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что Вам нужно какое-то время, чтобы все обдумать и подготовить ответ. За это время соберите необходимые аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если Вы понимаете, что нарушение есть, это не повод отчаиваться, наоборот, нужно собраться и, во-первых, понять, чем это может грозить, а во-вторых, попытаться исправить. Например, у вас отсутствует лист временной нетрудоспособности, в этом случае нужно обратиться в мед. учреждение, чтобы выдали дубликат, а проверяющим предоставить пояснительную записку, почему отсутствует документ, и копию запроса на получение дубликата, как подтверждение того, что Вы приняли меры. Или, как было в моем случае. Проверяющие упорно настаивали, что взносами не облагаются только компенсация работникам за использование личного автомобиля, который принадлежит на праве собственности, если же автомобиль управляется по доверенности, то такие выплаты должны входить в базу. Однако я нашла и распечатала выдержки из ГК РФ, из которых следует, что имущество может принадлежать не только на праве собственности, но и на праве пользования и распоряжения. А так как определение «личного имущества» законодательно не конкретизируется, значит, под это определение попадает и имущество, используемое по доверенности. В итоге проверяющие приняли мою позицию, тем более, что все необходимые документы по выплате компенсаций были в наличии.

Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у Вас с ними интересы противоположные, просто будьте максимально дипломатичными и держите ухо востро. В моем случае я изначально действовала согласно первым трем правилам и проверяющие придерживались такого же стиля общения, ничего личного. В итоге нарушений у нас не нашли, правда нашли неуплаченную сумму пеней по взносам в ФСС за 2011 год, в общей сложности не больше 10 рублей, которую мы оплатили и разошлись с миром. Однако я знаю случай, когда проверяющие сами выбрали полуформальный стиль общения, вроде такие добрейшие люди, абсолютно позитивно настроенные. Страхователь общался с ними в таком же ключе, вроде «нормальные ребята, понимающие». Инспекторы рассказывали про свою нелегкую жизнь, ну а страхователь про свои проблемы насущные, как бизнес нелегко поддерживать, какие налоги большие… И вроде ведь все понимали, сочувствовали, и на ошибки глаза закрывали, вот только в акте выездной проверки написали «Привлечь к ответственности» и штраф впаяли. Так что будьте бдительны.

Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.

Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:

Документы, подтверждающие право применять пониженный тариф страховых взносов для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий: статистические формы ПМ за 9 месяцев каждого года, содержащие сведения о средней численности работников; выписка из реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ; Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности и справки-подтверждения за каждый год, где указана доля доходов от основного вида деятельности в области ИТ. Кроме того, налоговый инспектор запросил книги учета доходов и расходов по УСН, уведомление о возможности применения УСН, Сведения о среднесписочной численности работников, а также бухгалтерские регистры «анализ счета» по счетам 90, 91, 51, 50.

Учредительные документы и внутренние распорядительные документы по оплате труда (заверенные копии): устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера, положение об оплате труда, о премировании, о выплате материальной помощи, о разъездах (так как некоторые сотрудники получают надбавку за разъездной характер работы), штатное расписание со всеми редакциями.

Документы, подтверждающие расходы, произведенные за счет ФСС: больничные листы по временной нетрудоспособности с расчетами пособий, справки сотрудников с других мест работы для расчета пособий; больничные по беременности и родам с расчетами и подтверждающими документами; документы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия.

Табели учета рабочего времени, приказы о премировании сотрудников (эти документы проверяющие быстро вернули обратно, скорее всего, их интересовал факт наличия документов без детальной проверки).

Авансовые отчеты, кассовые документы (кассовые книги, отчеты кассира-операциониста), банковские выписки (посмотрев на количество пачек с выписками, а их было порядка 36 штук, по одной толстой пачке за каждый месяц, инспекторы не стали брать их к себе в кабинет на проверку, а запросили карточку счета 51 в электронном виде).

Документы, подтверждающие выплаты работникам, не входящие в базу для расчета страховых взносов: приказы на выплату материальной помощи при рождении ребенка с заявлениями работников и копиями свидетельств о рождении детей, документы на выплату компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.

Договоры гражданско-правового характера с актами выполненных работ, договоры предоставления займа сотрудникам.

Своды заработной платы (по видам начислений в целом по организации) и расчетные ведомости (по видам начислений по каждому работнику) помесячно – эти документы я сформировала в 1С ЗУП.

Бухгалтерские регистры «карточка счета» по счетам 91, 73, 76, 51, 50 в электронном виде.

Отчеты в ФСС, в том числе промежуточные Расчеты 4-ФСС, отчеты в ПФР РСВ-1 и сведения персонифицированного учета.

Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).

Действуйте на опережение. Необходимо понимать, что инспекторы выходят на проверку с четким планом, основанном на предварительном анализе сданных Вами отчетов, на результатах предыдущих проверок и сведениях об организации в целом, собранным из различных источников. В этом плане определяются аспекты, по которым наиболее вероятно наличие существенных ошибок и нарушений в расчете и перечислении страховых взносов. Исходя из плана проверки формируется перечень запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые с наибольшей вероятностью заинтересуют инспекторов. Например, если в организации были выплаты работникам, не облагаемые взносами, или выплачивались вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, проверяющие наверняка запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить максимально полный и подробный перечень документов, которые нужно подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.

Готовьте документы заранее. По составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь займитесь подготовкой этих документов, чтобы не заниматься этим в процессе проверки. Я практически заново распечатывала расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, а кадровик дорабатывал штатное расписание и изменения к нему.

Обращайте внимание на подписи. Во-первых, подписи главного бухгалтера и директора на документах должны соответствовать приказам о назначении этих должностных лиц. То есть если в 2011 году был один главный бухгалтер, а 2012 уже другой, то и подписи на документах за эти периоды должны быть разные. Особенно на это нужно обращать внимание, если документы распечатываются сразу за несколько периодов. Во-вторых, подписи должны присутствовать в документе, если это является обязательным реквизитом. Например, в кассовых документах, в авансовых отчетах, подписи директора и работника в приказах руководителя, в договорах и т.д. К слову, подлинность подписи инспекторы вряд ли станут проверять, а вот ее отсутствие вероятно заметят.

Предоставляйте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Встречают по одежке, поэтому свое впечатление, по крайней мере, перовое, инспекторы сформируют исходя из того, в каком виде предоставляются документы. Согласитесь, сваленные в хаотичном порядке груды «документов» наводят на определенные мысли по поводу состояния учета в целом и расчетов по страховым взносам в частности. Поэтому документы лучше скомпоновать по видам и по периодам, чтобы можно было без труда найти нужный документ. Сшивать документы или нет, это дело Ваше. Некоторые считают, что документы лучше сшить, чтобы у проверяющих не было возможности что-то прихватить с собой, хотя это и незаконно. Я документы не сшивала (за исключением выписок банка, кассовых документов и авансовых отчетов), а сложила в папки на кольцах, потому что, на мой взгляд, так гораздо удобнее просматривать документы и при необходимости делать копии. Кстати, пропажи документов после проверки замечено не было.

Ну и главная рекомендация – уберите все лишние документы перед проверкой. Внимательно пролистайте все папки с документами к проверке и оставьте только «белые»: проверяющим совсем необязательно видеть расчеты «серых» зарплат, если таковые имеются, Ваши черновики, пометки, закладки наподобие «не хватает приказа» или «заменить» и т.д.

Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Есть два вида проверок ФСС – камеральные и выездные. Камеральные проверки ревизоры проводят на территории фонда. О них компанию не уведомляют. Если нарушений не нашли, то вы можете даже и не узнать, что вашу компанию проверяли. А вот если ревизоры выявили несоответствия, то вам отправят запрос с просьбой представить пояснения. На него нужно ответить в течение пяти рабочих дней. Пояснения не помогли? Тогда составляется акт по результатам проверки, а вам назначается штраф.

Выездная проверка ФСС – тема более животрепещущая, ведь в них страхователь участвует непосредственно и проходят они на его территории. Выездная проверка ФСС бывает плановая и неплановая. Решение о плановой проверке принимают контролирующие органы исходя из деятельности компании, а точнее, реальных или возможных нарушений в ней. План проверок на следующий год составляют до 25 декабря года текущего, и в открытом доступе этого документа, конечно же, нет.

Визит проверяемым компаниям ревизоры из ФСС и Пенсионного фонда наносят обычно совместно и обычно не чаще чем раз в три года. Исключение для организаций, которые ликвидируются, – их проверят, даже если ревизия была совсем недавно.

Ну, а не по плану контролеры могут прийти когда угодно, правило «раз в три года» здесь уже не работает. Все потому, что такая проверка носит целевой характер. Ее причиной может стать, например, жалоба бывшего сотрудника. Хотя, как правило, проверяющие прислушиваются только к «серьезным» уволенным – директорам и бухгалтерам, ведь они могут дать стоящую информацию.

Обычно за несколько дней до начала выездной проверки представители ФСС предупреждают о скором визите. Это может быть факс или телефонный звонок.

Может ли организация не пустить проверяющих?

Только если у них нет необходимых документов. Первым делом попросите у проверяющих решение руководителя местного отдела ФСС о выездной проверке. Ревизоры сразу из двух фондов? Значит, и решений должно быть два. В решении указаны конкретные лица, назначенные на проверку. Попросите у ревизоров удостоверения и сверьте данные. Если все в порядке, не пустить проверяющих вы не имеете права. Да и себе сделаете только хуже. Ревизоры составят акт о том, что их не пустили, и начислят взносы к уплате по имеющимся у них сведениям (п. 2 ст. 36 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Как вы понимаете, сумма к уплате скорее всего будет больше.

Порядок проведения выездных проверок ФСС

Существуют определенные критерии, по которым внебюджетные фонды выбирают компании для проверки. Они перечислены в методичке для ревизоров. Если вы попадаете хотя бы под один – ждите проверку.

В группе риска, прежде всего, крупнейшие компании, потому что у них много работников и обширные страховые обязательства. Дальше те, кто платит слишком низкие для среднего по отрасли уровня оклады. Ведь здесь могут скрываться схемы ухода от уплаты взносов через «серые» зарплаты. Частые нарушения срока уплаты взносов тоже причина для подозрений. Точно попадете под проверку, если взносы вдруг уменьшились, а количество работников осталось прежним (тем более если оно увеличилось). Веская причина – нулевые отчеты за отдельные отчетные периоды. Если в организации много выплат, которые не облагаются взносами, или вы применяете пониженные тарифы – ждите ревизоров. Еще причина: наличие долгов по уплате взносов. И разумеется, фирму проверят, когда на нее поступят конкретные жалобы от работников, из СМИ или из других контролирующих органов.

По закону выездная проверка ФСС проводится в течение двух месяцев. Но на деле проверяющие обычно управляются за одну-две недели. Кстати, проверку могут приостановить на срок не больше шести месяцев. Причины для этого – запросы в международные организации и перевод документов. Но такое случается редко.

Совет

После вручения акта проверки в течение 15 рабочих дней вы можете подать возражение на него. Составляете его по аналогии с возражением на акт налоговой проверки. Указать можно как на претензии по существу проверки (если вы не согласны с выводами ревизоров), так и на формальные моменты – нарушение сроков и процедуры ревизии. Подать возражение нужно в то отделение фонда, которое вас инспектировало. Ну, а итоговое решение руководители отделений ПФР и ФСС вынесут в течение 10 рабочих дней с той даты, когда истечет срок на подачу возражения.

Ирина Парулева,
финансовый консультант АКГ «Градиент Альфа»

Документы, которые нужно подготовить к приходу ревизоров

Иногда ревизоры из ФСС сообщают список интересующих документов, когда предупреждают о грядущей проверке. Но лучше самостоятельно заранее подумать и составить список бумаг, которые попадают в «зону риска». Вы-то лучше всех знаете, что нужно подтянуть, поэтому срочно беритесь за недочеты.

Когда будете готовить документы, помните, что запрашивать их проверяющие будут за последние три года. Но брать период, который уже проверялся фондами, они не имеют права. Также вы можете отказать, если запрошенные бумаги не имеют отношения к страховым взносам. К примеру, договоры поставки.

Итак, взглянем на список документов, которые вам нужно подготовить наверняка. Во-первых, это учредительные документы и лицензии. Они помогут установить ваш юридический адрес, выяснить направление деятельности компании и наличие дивидендов, не облагаемых взносами.

Во-вторых, готовьте расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам. А также бухгалтерскую и налоговую первичку. Первые будут сопоставлять с данными из второй.

В-третьих, регистры бухгалтерского и налогового учета. Тут ревизоры будут искать схемы уклонения от честного начисления взносов. Также регистры помогут установить порядок ведения учетной политики на предприятии.

В-четвертых, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций – у организаций на УСН. Упрощенщики ведь платят взносы на обязательное страхование. В книгах проверяющие будут искать подтверждение начисления и выплаты вознаграждений работникам, которые заключили с компанией трудовые договоры.

Вправе ли мы отказать ревизорам и не представлять некоторые документы?

Если документ, который вы хотите скрыть, необходим для контроля за начислением и уплатой взносов, то не вправе. Скрывать сведения о страховых взносах от проверяющих незаконно. Любой запрошенный документ вы должны представить в срок до 10 рабочих дней. В противном случае компании выпишут штраф – 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Возможно, что этот список дополнят трудовые и гражданско-правовые договоры. Последние особенно интересуют ФСС, поскольку выплаты по договорам ГПХ страховыми взносами не облагаются (подп. 2 п. 3 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Ревизоры часто пытаются переквалифицировать договоры ГПХ в трудовые. Поэтому проверьте предмет договора – это должно быть не выполнение функций, а оказание конкретной услуги.

Помните, что проверяющие не имеют права выносить подлинники документов за пределы организации. Если есть необходимость забрать какую-то бумагу, сделайте копию и заверьте ее у руководителя. Причем закон дает право проверяющим запрашивать одну и ту же бумагу неоднократно.

Когда все процедуры закончатся, проверяющие должны выдать вам справку об окончании проверки. Отнеситесь к этому серьезно: в случае судебных разбирательств эта справка поможет подтвердить сроки проверки. После выдачи справки у ревизоров есть два месяца на то, чтобы составить акт проверки. Когда вы его получите, проверьте, чтобы все страницы были пронумерованы и в тексте не было никаких исправлений.

Акт должны подписать и проверяющие, и руководитель компании. Если что-то в результатах проверки вас не устроило, пусть директор сделает пометку «Не согласен».

Главная » Автокредиты » Плановая проверка пфр и фсс что проверяют. Выездная проверка фсс