Организация и порядок проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности организации. Оформление результата документальных ревизий

Оформление результатов ревизии. Требования, предъявляемые к содержанию акта комплексной ревизии

По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения ак­тов законодательства в сфере экономики, составляется Акт. Если нарушений не выявлено оформляется справка. В случае если выявленное нарушение или злоупотребление мо­жет быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению, а также если факты, установленные в момент проверки не могут быть подтверждены документами проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт. Акты подписываются ревизором, руководителем проверяемой организации и главным бухгалтером. Акт подписывается проверяющим в срок не позднее 5 рабочих дней со дня окончания проверки. Акт в течение 2 рабочих дней со дня его подписания проверяющим вручается под роспись проверяемому субъекту. В случае отказа от подписания акта проверяемым в нем делается соответствующая запись и Акт направляется в вышестоящую организацию. При наличии возражений подписывающие его лица делают об этом запись перед своей подписью и не позднее 15 р.д. со дня его подписания представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший проверку.

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследо­вательской) частей и составляется в 3-х экземплярах: 1-й экз.- руководителю организации, назначившей ревизию; 2-й экз.- в дело контрольно-ревизионного отдела; 3- й экз.- ревизуемой организации.

Во вступительной части приводятся краткие данные о ревизуе­мом предприятии, его организационной структуре и виде деятель­ности, указывают способы документальной проверки, какие опера­ции (кассовые, банковские, расчеты с подотчетными лицами и т.д.) проверены сплошным способом, а какие - выборочным способом, отмечают периоды, выбранные для проверки и др. Заканчивается фразой: "Настоящей ревизией установлено следующее...", после чего следует изложение результативной части.

Результативная часть акта ревизии пред­ставляет собой систематизированный перечень выявленных наруше­ний, недостатков в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Эта часть состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Перед каждым раз­делом ставятся соответствующая римская цифра и его название.

Так, в результативной части акта могут быть выделены следующие разделы.

I.Денежные средства, кассовые и банковские операции.

II.Расчетные и кредитные операции.

III. Производство и реализация продукции.

IV. Основные средства.

V.Товарно-материальные ценности.

VI.Труд и заработная плата.

VII.Затраты производства и себестоимость.

VIII.Прибыль, фонды и резервы.

IX.Инвестиции.

X.Бухгалтерский учет, отчетность и внутрихозяйственный кон­троль.

XI.Выполнение решений по результатам предыдущей ревизии.

XII.Приложения к акту.

Построение результативной части акта ревизии строго не регла­ментируется.

Каждая ревизия - это отдельное самостоятельное исследование ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии излагаются резуль­таты этого исследования. Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать какие-то конкрет­ные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предпри­ятий (организаций) невозможно.

В акт ревизии должны включаться всесторонне проверенные и документально обоснованные факты нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания матери­альных ценностей и т.д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.

Размер вреда, причиненный государству, устанавливается в соответствии с Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц , утвержденной Постановлением Минфина РБ и Минэкономики от 24.03.2003 г. №39/69.

В Акте ревизии должны быть соблюдены объективность, ясность, точность изложения выявленных фактов.

Акт ревизии должен быть оформлен таким образом, чтобы по каждому отраженному в нем факту можно было ответить на вопросы: содержание нарушения со ссылкой на нормативный документ, кто допустил нарушение, по чьему указанию, когда и где, каким способом совершено и его последствия.

В АКТ ревизии не должны включаться:

1) Факты, не подтвержденные документально.

2) Факты, не содержащие элементов нарушений и несвидетельствуюшие о наличии недостатков в работе предприятия.

3)Личные выводы и замечания ревизора в адрес руководителя предприятия, его отдельных служб.

4)Такие термины, как "злоупотребление служебным положением", "преступная деятель­ность", "безответственное отношение", "превышение власти", "хище­ние", "разбазаривание", "бесхозяйственность" и т.п.

Акт ревизии должен быть составлен грамотно, написан просто, ясно, деловым языком. Его не следует загромождать описанием структуры ревизуемого предприятия, изложением отчетных показа­телей из периодической и годовой отчетности, а также мелкими, незначительными нарушениями, которые по указанию ревизирующих были исправлены в период про­ведения ревизии. Внутри каждого раздела акта комплексной ревизии следует излагать факты по признаку их значимости, без соблюдения их хронологии во времени, т.е. в первую очередь освещать самые су­щественные факты, характеризующие недостатки, нарушения и зло­употребления.

Вскрытые ревизией факты злоупотреблений, незаконного расхо­дования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями доку­ментов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справка­ми, расчетами, ведомостями, аналитическими таблицами, объясне­ниями и т.д.

Промежуточные акты необходимы в тех случаях, когда факты, ус­тановленные в момент проверки, не могут быть подтверждены доку­ментами. Их составляют по результатам инвентаризации кассы, ма­териальных ценностей, готовой продукции и основных средств, на­личия денег у подотчетных лиц, состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками, разными дебиторами и кредиторами, при контроль­ных обмерах и проверках качества выполненных строительно-мон­тажных работ, при контрольных запусках сырья и материалов в про­изводство и по другим операциям. В ос­новном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них.

Многочисленные однородные факты группируются по видам на­рушений в отдельных ведомостях, которые прилагаются к основному акту ревизии. В акте отражаются не каждый в отдельности факт нару­шения, а итоговые данные ведомостей, что значительно сокращает объем основного акта ревизии

Результаты экономического анализа производственной и финан­сово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия офор­мляются в виде аналитических таблиц и расчетов, которые прилага­ются к основному акту ревизии.

В случае обнаружения недостач, должностные лица представляют ревизору письменные объяснения, которые прилагаются к основному акту ревизии.

Все приложения к основному акту ревизии обязательно нумеру­ются; в конце акта ревизии необходимо перечислить все приложения к нему. Обычно все приложения остаются при первом экземпляре ак­та, который направляется в организацию, осуществляющую реви­зию. К экземпляру акта, передаваемому ревизуемому предприятию, прилагаются копии лишь тех документов, на которых имеются под­писи должностных лиц предприятия.

В отдельном разделе акта излагается выполнение решений по ре­зультатам предыдущей ревизии. В случае невыполнения отдельных пунктов в акте делается соответствующая запись. В этом случае мо­жет быть составлена опись невыполненных указаний и предложений по материалам предыдущей ревизии.

Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя предприятия и главного бухгалтера. Все замечания или возражения должны быть тщательно проверены ревизором, в случае необходимости вносятся изменения, дополнения или уточнения в черновой вариант акта.

Завершающим этапом ревизии является реализация ее материа­лов.

Основными формами реализации результатов ревизии являются:

Устранение недостатков по мере их выявления в ходе про­ведения ревизии;

Обсуждение результатов ревизии в ревизуемой организа­ции;

Передача материалов ревизии правоохранительным орга­нам

Принятие органом, назначившим ревизию, по ее результа­там решения в виде письма, распоряжения или приказа;

Рассмотрение результатов ревизии в выше­стоящей организации.

Руководитель ревизуемой организации обязан рас­смотреть результаты ревизии не позднее двухнедельного срока , а руководитель контрольно-ревизионной службы - не позднее 30-дневного срока со дня подписания акта и принять необходимые меры по устранению выявленных нарушений.

Ревизор уже в ходе проверки должен принимать меры к устране­нию выявленных нарушений и возмещению материального ущерба, а также к созданию условий, не допускающих подобных нарушений в других подведомственных предприятиях. С этой целью он, выявив нарушения и не дожидаясь окончания ревизии, сообщает о них руко­водителю ревизуемого предприятия и ставит вопрос о мере ответ­ственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц.

Руководитель ревизуемого объединения, предприятия обязан принять меры к устранению выявленных в результате ревизии нару­шений, не ожидая окончания ревизии, что отмечается в ее акте.

Результаты ревизии докладываются ревизором на производ­ственном совещании специалистов, руководителей отдельных служб и подразделений предприятия, где они обсуждаются. Принятые ре­шения оформляются протоколом с приложением в необходимых случаях перечня мероприятий, подлежащих выполнению по резуль­татам проведенной ревизии.

При незначительных нарушениях результаты ревизии могут быть реализованы сразу же после ее окончания. В этом случае к акту ревизии прилагается изданный по предприятию (объедине­нию) приказ , а также выписка из протокола производственного со­вещания.

При выявлении хищений ценностей в крупных размерах и других уголовно наказуемых действий, требующих принятия срочных мер, в ходе ревизии составляется промежуточный акт , который по реше­нию вышестоящей организации, назначившей ревизию, передается следственным органам.

По результатам ревизии руководитель ревизионной группы раз­рабатывает выводы и предложения. Выводы должны основываться только на фактах, изложенных в акте ревизии, а предложения выте­кать из этих выводов.

Выводы не должны повторять содержание акта. В них дают оцен­ку основных нарушений, установленных ревизией, и излагают, в чем конкретно состоит вина должностных лиц.

Выводы должны вскрывать причины и следствия основных фак­тов нарушений и злоупотреблений.

Предложения по результатам ревизии должны основываться на выводах, быть конкретными и четкими, в них следует указывать, что должно быть сделано и каким путем, кто является ответственным и сроки выполнения.

Выводы и предложения по результатам ревизии представляются руководителю организации, назначившей ревизию. Он рассматрива­ет результаты ревизии и принимает решение по устранению недос­татков и нарушений, возмещению материального ущерба, привлече­нию к ответственности виновных лиц.

Решения по результатам ревизий по линии вышестоящих орга­нов принимаются в тех случаях, когда принятые в ходе ревизии меры не обеспечивают устранение всех недостатков и осуществляются в следующих формах: письмо, распоряжение, приказ, постановление, передача дел в судебно-следственные органы.

Если мероприятия, принятые предприятием по результатам ре­визии, не обеспечивают полного и своевременного устранения всех недостатков и нарушений, то вышестоящая организация направляет предприятию письмо, в котором содержится перечень основных не­достатков в деятельности ревизуемого предприятия (объединения), вскрытых ревизией, и необходимые для их устранения меры, кото­рые надлежит принять этому предприятию (объединению). Письмо направляется только ревизуемому предприятию и до сведения дру­гих подведомственных предприятий не доводится.

Распоряжение по результатам ревизии составляет ревизующая организация в тех случаях, когда выявленные незначительные недос­татки и нарушения в деятельности предприятия (объединения) не связаны с корыстными целями определенных работников и не явля­ются причиной материального ущерба.

Распоряжение в отличие от письма содержит меры, обязательные к выполнению. Оно состоит из констатирующей части, в которой из­лагаются основные недостатки, выявленные ревизией, и распоряди­тельной части, содержащей обязательные для выполнения меры. В необходимых случаях распоряжение может доводиться до сведения и других подведомственных предприятий и организаций с целью предупреждения или своевременного устранения однотипных не­достатков.

В случае выявления серьезных нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности, издается приказ, который рассылается всем подведомственным предприятиям (объединени­ям) и организациям. Состоит приказ из констатирующей и приказ­ной частей .

В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные сторо­ны деятельности ревизуемого предприятия. Особое внимание уделя­ется использованию выявленных резервов, ликвидации причин, от­рицательно влияющих на деятельность предприятия (объединения). Заканчивается эта часть словом "приказываю". Далее следует при­казная часть, состоящая, как правило, из двух разделов.

В первом разделе руководитель вышестоящей организации в пределах действующего законодательства налагает дисциплинарное взыскание на виновников выявленных недостатков или нарушений хозяйственной и финансовой дисциплины.

Во втором разделе приказной части излагаются конкретные ме­роприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение повторения их в дальнейшем. В конце приказа называются ответственные лица за контроль выполнения данного приказа.

Передача дел в следственные органы вышестоящей организа­цией осуществляется, как правило, по окончании ревизии и имеет целью возмещение причиненного ущерба и привлечение к уголов­ной ответственности лиц, допустивших хищения денежных средств, материальных ценностей и другого имущества.

Эффективность ревизии зависит не только от качества ее прове­дения, но и от организации контроля за выполнением решения, при­нятого по ее результатам.

Контроль за выполнением принятых решений по результатам ревизии может осуществляться в следующих формах:

Получение письменных отчетов о выполнении предложе­ний и намеченных мероприятий по итогам ревизии;

Проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам, пред­ставляемым в орган, назначивший ревизию;

Вызов руководителя и специалистов ревизуемой организа­ции с отчетом о выполнении решения, принятого по материа­лам ревизии;

Проверка на месте, осуществляемая работниками ревизую­щей организации;

Проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее ре­зультатов в основном акте ревизии.

Ревизия – это процедура, которая необходима предприятию с целью проверки фактического наличия денежных средств и имущества.

Кроме того, ревизии подвергаются даже долги компании. Поэтому к данному процессу следует подходить очень грамотно и ответственно.

Особенно это касается заполнения итогового документа – ревизионного акта.

Чем отличается ревизия от инвентаризации?

Считается, что ревизия и инвентаризация – это разные процессы, один из которых (ревизия) проводится внезапно, а другой (инвентаризация) – планово.

Однако как может проводиться планово проверка в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, например, в виде пожара или наводнения? А ведь именно в таких случаях назначается инвентаризация, т.е. внезапно и по факту обнаружения неблагоприятных последствий.

Но, тем не менее, это действительно разные процессы. И разница в них заключена не в плановости или во внезапности, а в цели:

• проводится, чтобы выявить фактический остаток активов компании или ее долгов на определенную дату;
• ревизия – для того, чтобы выявить правильность соблюдения ответственным лицом требований предприятия по хранению и учету активов, документов и обязательств. Данная проверка проводится в любое время, которое утверждено локальным нормативным актом. А вот для проведения инвентаризации есть свои условия, которые закреплены в законах РФ.

Так, федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в тексте далее – закон №402-ФЗ) в своей статье 11 указывает, что условия проведения инвентаризации утверждаются самой организацией (предпринимателем):

• все сроки, необходимость (случаи) и порядок проведения проверки;
• документальное оформление ее результатов;
• перечень тех объектов (имущества, нематериальных активов, товаров, материалов, денег, долгов и т.д.), которые подлежат инвентаризации.

Исключение составляют случаи проведения обязательной инвентаризации, которые закреплены действующим законодательством РФ. К таким случаям согласно приказу Минфина РФ №34н, утвержденного 29.07.98 г., относятся:

• передача активов в аренду, при их выкупе или продаже, в случае преобразования муниципального или государственного предприятия унитарного типа;
• в случае, когда происходит смена лиц, на которых возложена ;
• при обнаружении фактов злоупотребления сотрудником своего положения, кражи либо порчи имущества;
• в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, причиной которых стали экстремальные условия. Например, при пожарах, наводнениях и иных стихийных бедствиях;
• при проведении либо компании;
• перед началом составления бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет то имущество, по которому ревизия была 1 октября года, за который составляется отчет, или позже этой даты, но до 31 декабря этого года;
• и в иных случаях, которые могут быть дополнительно предусмотрены действующим российским законодательством.

А вот о ревизии в нормативных актах ничего не сказано. Поэтому руководитель компании самостоятельно назначает условия и порядок ее проведения, помня, что ревизия проводится :

• в том же порядке, что и инвентаризация;
• также при наличии комиссии.

Единственное, задачей ревизии будет проверка не столько объектов, сколько тех, кто ответственен за сохранность этих объектов. Однако при этом конечная цель и ревизии, и инвентаризации одинакова – это выявление фактического наличия проверяемых активов и долгов, и сопоставление полученных в ходе проверки результатов с данными бухучета, которые содержатся в соответствующих . И выполнить это сравнение возможно только при условии правильного оформления ревизионного (инвентаризационного) акта. Таким образом, ревизию справедливо считать составляющим элементом инвентаризации.

Акт ревизии: что это такое и каким он бывает

Акт ревизии – первичный документ. Необходимость его составления продиктована целью самого процесса проверки – сопоставление и выявление реального количества имущества и обязательств компании. Поэтому ревизионный акт представляет собой , в котором на определенную дату выводится фактический остаток проверяемых объектов.

На его основе:

• корректируется остаток активов и обязательств в бухучете по соответствующим счетам;
• ставятся на учет выявленные в ходе проверки излишние активы или долги;
• признается внереализационный налогооблагаемый доход;
• или отражаются расходы в виде, например, недостачи, которые уменьшают .

Только при наличии акта ревизии можно отразить все вышеозначенные процессы. Без этого документа признать, например, недостачу и провести ее списание, в том числе и за счет материально-ответственного лица, невозможно.

Исходя из того, что ревизии подвергаются обязательства и имущество компании, ревизионный акт будет иметь свои особенности в зависимости от проверяемого объекта. В связи с этим можно сказать, что:

• на каждый вид активов существует свой ревизионный акт;
• либо действует единая форма, которая максимально обезличена по строкам и графам. И конкретика в такую форму вносится с учетом того, какой объект подвергается ревизии.

Таким образом, предприятие может, как самостоятельно разработать форму, так и воспользоваться уже имеющимися образцами актов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Унифицированная или свободная форма. Какой воспользоваться?

Со вступлением в силу в 2012 году закона о бухучете №402-ФЗ требование о работе только с унифицированными формами документов осталось действительным только для тех документов, которые составляются для целей, не регулируемых указанным законом.

В связи с этим у предприятий появилась возможность самостоятельно разрабатывать или продолжать пользоваться прежними бланками.

В основном предприятия оставили старые формы. Действительно, зачем разрабатывать их, когда в них достаточно только внести специфические изменения, отражающие особенности хозяйственной деятельности компании, чтобы эти документы стали удобны?!

Таким образом, закон №402-ФЗ разрешил :

• пользоваться актами инвентаризации, какие разработаны Госкомстатом РФ и им утверждены в Постановлении №88 от 18.08.98 г. Они отлично подходят и для целей ревизии;
• либо самостоятельно подготовить их, руководствуясь положениями статьи 9 закона о бухучете.

Согласно данной статье любой первичный документ должен содержать в себе следующие обязательные графы:

• название самого документа – например, «Акт ревизии»;
• полная дата его составления, в которую входит не только число и месяц, но и год;
• название компании, от лица которой составляется документ;
• содержание той операции или того факта деятельности, который послужил основанием для подготовки документа;
• денежное и (или) натуральное измерение операции (факта), включая указание единиц, в которых производится измерение;
• название должности того лица или лиц, которые ответственны и совершили ту операцию, по которой составляется документ, и (или) ответственны за подготовку самого документа;
• подписи указанных лиц с расшифровкой реквизитов, которые позволяют этих лиц идентифицировать (Ф.И.О, ИНН, и иное).

Еще одним обязательным реквизитом именно для ревизионного акта является основание проведения самой проверки , т.е. в документе необходимо отразить одноименную графу, в которую вписывается приказ (распоряжение или указ) по ревизии.

Разработанная своими силами форма должна быть закреплена в Учетной политике компании (приказом предпринимателя). Это касается и решения о применении старых форм (унифицированных).

Общие правила составления

Для проведения ревизии всегда назначается приказом комиссия , в которую входит председатель и рядовые члены комиссии, а также материально-ответственное лицо, чей участок работы будет проверяться.

Составлять акт будет то лицо, на которое такая обязанность возложена приказом по ревизии . При этом на практике очень часто встречается то, что материально-ответственное лицо параллельно ведет учет результатов проверки.

Подписывается ревизионный акт всеми участниками проверки, по окончании которой он отправляется на сверку в бухгалтерию. По итогам данной проверки в акте делается отметка о наличии или отсутствии разногласий. В случае выявления разницы между ревизионными данными и данными бухгалтерского учета, в самом акте или в виде приложения к нему будет изложено о величине возникшего отклонения и его характер (недостача или излишки). Наличие такого заключения служит основанием для дальнейшего расследования (в случае недостачи) или для последующего признания без расследования факта отклонения (в случае излишек).

Акт ревизии составляется сразу в двух идентичных экземплярах, один из которых передается комиссией, проводившей проверку, в бухгалтерию, а другой остается на руках материально-ответственного лица. При этом все экземпляры документа подписываются всеми участниками проверки.

Номер акта ставится с учетом принятой на предприятии нумерации:

• либо каждый раз новая нумерация с нового года;
• или непрерывная с учетом номера последнего ревизионного акта.

Составляется акт от руки. При этом допускается, что отдельные его графы заполняются на компьютере. Датой его составления является дата начала ревизии.

В случае, если ревизия предусматривает не один день проверки , тогда в документе должно быть отражено одновременно:

• дата составления, которая соответствует началу ревизии;
• дата начала и окончания ревизии – это указывается, как правило, в отдельной строке.

Кроме того, в зависимости от вида проверяемого актива, содержание акта ревизии будет существенно различаться.

Нюансы составления и содержания

Если проводится проверка наличия денежных средств и документов в , то в акте ревизии находят обязательное отражение следующие факты:

• указывается дата, на которую выводится остаток денежных средств и денежных документов;
• дается расписка прямо в тексте или дополнительно к акту (если не предусмотрено его формой) о том, что к моменту начала ревизии все деньги, денежные документы и иные ценности, которые поступили под ответственность кассира, приняты им к учету, а те, которые выбыли – списаны. Кроме того, в расписке указывается, что все кассовые и документы на момент проведения ревизии переданы в бухгалтерию компании. Данная расписка составляется материально-ответственным лицом;
• указываются в акте также последние №№ приходных и расходных кассовых ордеров;
• проверке подвергаются не только деньги, но и денежные документы (путевки, проездные билеты и т.д.);
• всё фактическое количество денег и денежных документов выводится в рублях и копейках по видам указанных ценностей.

Если проводится ревизия товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, запчастей, сырья и т.п. активов), то в акте должны быть обязательно отражены следующие сведения:

• какие ценности подвергаются проверке – находящиеся в пути; отгруженные; принятые на ответственное хранение, или принадлежащие и фактически находящиеся в компании. Каждый вид этих активов должен оформляться своим, отдельным ревизионным актом. Такое разделение позволяет в точности выявить фактический остаток активов на предприятии;
• ревизия может затянуться не на один день, поэтому в акте указывается дата ее начала и окончания;
• материально-ответственное лицо должно перед началом проверки в самом акте или в приложении к нему дать расписку о том, что товарно-материальные активы (по тексту далее – ТМЦ) все оприходованы, а выбывшие – списаны; что все документы, подтверждающие приходно-расходные операции по активам сданы в бухгалтерию;
• все ТМЦ в акте отражаются с указанием номенклатурных номеров; используемых единиц измерения; с указанием инвентарного номера и заводского (при наличии);
• обязательно отражается фактическое наличие и общая стоимость остатка активов, включая цену за единицу. Эти стоимостные данные можно получить в бухгалтерии, либо бухгалтерия сама проставит их в акте;
• итог по ревизии выводится по стоимости, по количеству отраженных в акте порядковых номеров и по количеству фактических единиц активов.

Если проверяется наличие документов , то такая проверка может касаться:

• документов, которые подлежат уничтожению в связи с истечение их срока хранения;
• документов, которые сдаются в архив на долговременное хранение, например, по оплате труда сотрудников, и т.д.

Таким образом, на каждый случай проведения проверки составляется свой акт, в котором указывается наименование документов, их номера, период их составления. При наличии серий и иных подобных идентифицирующих показателей в акте указывают и их. При этом в акте обязательно указываются по отдельным строчкам виды проверяемых документов. Например, выставленные и полученные отдельно, отдельно и т.д. Если проверка касается бланков строгой отчетности, то обязательно отражается в акте их учетная стоимость (номинальная).

Проверка достоверности бухгалтерского учета называется аудитом. Она может проводиться:

• по желанию собственника компании;
• или обязательно исходя из требований законодательства РФ.

Аудит может быть сплошным или проводиться по отдельным учетным участкам. Его исполнителем является специализированная компания, которая имеет право на основании закона №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» заниматься этой деятельностью. При составлении заключения об аудиторской проверке руководствуются требованиями соответствующих стандартов.

Проверка обычно осуществляется:

• по текущим долгам – в виде , который, как правило, составляется по окончании каждого квартала или даже раньше;
• по просроченным долгам проводится более тщательная проверка, которая начинается с выяснения срока задолженности. Необходимость такой проверки обусловлена либо попыткой взыскания через суд долгов, либо их списанием. Для этой цели составляется акт, в котором указываются реквизиты должника, номера документов, подтверждающих его долги, суммы задолженности и сроки оплаты, которые уже прошли. На основании этого акта далее оформляются акты сверки, которые рассылаются должникам.

Сама ревизия проводится и по документам, и по счетам бухгалтерского учета. Это позволяет выявить точную величину задолженности, которая числится по данным компании-кредитора.

При проведении ревизии в магазине акт может составляться:

• отдельно на товары, которые находятся в торговых залах и в складских помещениях. При этом обязательно указывается место нахождения товаров;
• либо в акт по соответствующим позициям добавляется количество товаров, которые находятся в торговом зале.

Но удобнее составлять отдельные документы.

Правила и порядок проверки кассы предприятия рассмотрены в следующем видеосюжете:

Результаты комплексной документальной ревизии оформляют актом (справками). Акт составляет руководитель ревизионной бригады. Этот документ основывается на данных бухгалтерского учета, его содержание определяется программой и заданиями, которые были предусмотрены при назначении ревизии. В нем отражается производственная и финансово-хозяйственная деятельность строительной организации, а также указываются недостатки в работе, нарушения законов, положений и случаи злоупотреблений, хищений, потерь и недостач. В акте ревизии в обязательном порядке следует отражать положительные стороны в работе, применение передовых приемов и методов в производственной и финансово-хозяйственной деятельности.
Материалы ревизии подразделяют на основные акты, накопительные ведомости к ним, частные (промежуточные) и разовые акты. В основном акте излагаются результаты ревизии. Его составляют по окончании ревизии на основании частных (промежуточных) и разовых актов.
В накопительных ведомостях указываются факты нарушений в расходовании материальных, денежных и трудовых ресурсов, недостатки в ведении бухгалтерского учета, отчетности и другие нарушения, если они были оформлены промежуточными или разовыми актами.
Частные (промежуточные) акты ревизии оформляют в тех случаях, когда факты, установленные в момент проверки, не могут быть подтверждены документами. Их составляют по результатам инвентаризации наличных денежных средств в кассе, товарно-материальных ценностей, разными дебиторами и кредиторами и по другим операциям. В основном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них. Разовые акты составляют по результатам обследования и технического контроля, а также в случаях, если результаты ревизии не оформлялись частными (промежуточными) актами.
Акты ревизий и проверок должны быть составлены грамотно, написаны кратко, ясно и отражать действительность. Конкретные факты нарушений, выявленные при проведении ревизии, должны быть изложены четко. Если в процессе проведения ревизии использовались приемы экономического анализа и составлялись таблицы, их надо прилагать к акту ревизии в виде приложений.
В акте ревизии излагаются только результаты изучения и проверки вопросов, которые предусматривались программой ревизии. Вопросы,
изученные не полностью, в акт ревизии не включаются. Нецелесообразно отражать в акте ревизии факты, не содержащие элементов нарушений и не свидетельствующие о наличии недостатков в работе ревизуемой организации, а также мелкие нарушения. В акте не должно быть предположений. Каждый факт надо проверять полностью и всесторонне. В акте ревизии не следует излагать личные выводы и замечания в адрес руководителей ревизуемой организации, а также применять термины, имеющие характер юридической квалификации действий должностных лиц, например, злоупотребление служебным положением, хищение, бесхозяйственность и т.д.
Выявленные ревизией факты нарушений и недостатков надо излагать в акте ревизии так, как они в действительности имели место. По всем нарушениям следует указывать, какие приказы, инструкции, положения, законы были нарушены, кем и когда, способ нарушения; причинен ли организации ущерб и в каком размере; сколько возмещено ущерба в ходе ревизии (если он возмещался). Эти данные необходимы для привлечения к ответственности виновных лиц.
Схема построения акта ревизии и порядок его составления определяются ведомственными инструкциями. Как правило, акт документальной ревизии состоит из трех основных частей: вступительной, основной и части с информацией о выполнении решений по предыдущей ревизии.
Во вступительной части указываются дата и место составления акта, фамилии и инициалы ревизоров (аудиторов), основания для ревизии, период, за который она проведена, должности и фамилии руководителей ревизуемой организации за время ревизии. Необходимо также отразить форму собственности, когда образована и где зарегистрирована, организационную структуру организации.
Вступительная часть основного акта ревизии имеет следующий вид.
АКТ
комплексной документальной ревизии производственной и финансово-хозяйственной деятельности
(наименование организации)
« » 200_г. г.
На основании
(приказа или распоряжения организации)
от « » 200_г. № ревизионной группой в составе
(указываются должности, фамилии и инициалы, а также
руководитель ревизионной группы)
произведена комплексная документальная ревизия производственной и финансово-хозяйственной деятельности
(указыиапся полное нам.мснинапме оирічш;«івашіои организации)
за период с « » 200_г. по « » 200_г.
Ответственными лицами за обревизуемый период являлись: начальник (директор) строительной организации т.
за весь период (или с 200_г. до 200_г.;
главный бухгалтер т. за весь период (или
с 200_г. до 200_г.
Ревизия начата « » 200_г. и закончена « » 200_г.
Предыдущая ревизия была проведена с « » 200_г.
по« » 200 г.
Следует также указать, какие проверки и кто их проводил за ревизуемый период, какие приняты меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства.
После этого надо изложить форму собственности, организационную структуру и вид деятельности ревизуемой организации. Затем в акте надо указать, какие документы проверены сплошным порядком (кассовые, банковские, расчеты с подотчетными лицами и т.д.) и выборочным методом, период, за который они были изучены и т.д. Следует также указать способы проведения инвентаризаций материальных ценностей, денежных средств и других статей баланса, а также встречных выборочных проверок по расчетам с дебиторами и кредиторами и т.д. Как правило, вступительная часть акта должна заканчиваться словами «Ревизией установлено» или «Ревизией установлено следующее».
Затем по тематическим разделам, применительно к программе ревизии, излагается основная часть акта ревизии. Каждый тематический раздел выделяется римской цифрой и названием. Материал основной части акта ревизии рекомендуется излагать в следующей последовательности: предпринимательская деятельность; внешнеэкономическая деятельность; инвестиционная деятельность (капитальные вложения); организация труда, использование трудовых ресурсов; состояние сохранности и использование имущества организации; состояние и соблюдение кассовой дисциплины; состояние и соблюдение расчетно-пла- тежной дисциплины; затраты на производство и себестоимость строительно-монтажных работ; расчеты с заказчиками и субподрядными организациями; финансовые результаты и использование прибыли; фонды, резервы и средства целевого финансирования; состояние организации бухгалтерского учета и отчетности и другие вопросы, предусмотренные программой проверки.
В третьей части акта ревизии излагается выполнение решений по результатам предыдущей ревизии и проверок, а также других законодательных актов по вопросам производственной и финансовой деятельности.
При выявлении фактов совершения подлога документов ревизор имеет право изымать подлинные документы, взамен которых в делах проверяемого субъекта предпринимательской деятельности оставляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизора и главного бухгалтера проверяемого субъекта. Изъятые документы прикладываются к акту ревизии.
К акту ревизии должны быть также приложены письменные объяснения виновных лиц по вскрытым фактам нарушений и злоупотреблений.
Акт или справка подписывается руководителем ревизионной группы (ревизором), руководителем организации, при его отсутствии - заместителем руководителя организации, а при необходимости - другими участниками проверки (ревизии).
При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписывающие его должностные лица проверяемого субъекта хозяйствования делают об этом запись перед своей подписью и не позднее пяти рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший проверку (ревизию). По истечении установленного 5-дневного срока возражения к рассмотрению не принимаются.
При получении от должностных лиц возражений по акту проверки (ревизии) руководитель ревизионной группы обязан проверить обоснованность доводов, изложенных в них и составить письменное заключение, с которым должны быть ознакомлены соответствующие должностные лица проверяемой организации.

Оцениваем вероятность фальсификаций

Получив результаты подсчета (описи), мы сравниваем их с учетными остатками. Казалось бы, отсутствие расхождений — это мечта любого владельца бизнеса, но … если мы считаем товар в магазине, то именно это и должно вас насторожить. Возможно, сотрудники, которые считали товар, знали об учетных остатках и указали «нужное» количество в описях.

Как же выявить, были ли фальсификации при подсчете? Универсального метода нет, но обратите внимание на следующие моменты:

• полное отсутствие расхождений в остатках товаров,
• совпали остатки товаров, которые часто воруют (популярные для хищения),
• выявлены расхождения в остатках товаров, которые не популярны для хищения,
• контрольный пересчет некоторых позиций товаров выявил значительное расхождение с данными в инвентаризационных описях.

Каждый из этих показателей может «намекнуть» на фальсификацию результатов подсчета. Снизить риск помогают:

• независимость членов инвентаризационной комиссии (они не понесут наказание при выявлении недостачи),
• внезапность,
• проведение контрольных проверок (контроль работы комиссии).

Сверка результатов

Сначала сверяем данные, полученные при ревизии, с данными бухгалтерского учета. Хорошо, если есть программа, позволяющая сделать это быстро. Я на практике сталкивалась с тем, что бухгалтер вводит остатки в 1С очень долго, попутно выявляются дублирующие проводки, оприходование одинакового товара под разными артикулами и другие некорректные вещи. То есть, «грязная» бухгалтерская учетная база может свести на нет всю эффективность ревизии. Поэтому, если база заранее не подготовлена, то ее нужно обязательно перепроверить до того, как будут окончательно зафиксированы недостачи и излишки.

При выявлении недостач сразу выясняем, где эти товары могут находиться. Возможно, их отгрузили, но списания еще не было. Возможно, оприходовали в 1С, но не доставили. Если выявлены излишки, выясняем их причины, наличие вины МОЛ. Во всех случаях у материально ответственных лиц требуем письменные объяснения (при необходимости, и у бухгалтера тоже).

Заполняем Сличительную по всем товарам, количество которых не совпало с остатком в бухгалтерской базе. Если образовалась пересортица, т.е., одновременно излишек и недостача одинакового количества похожих товаров, которые можно перепутать, отражаем ее тоже в сличительной ведомости.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Сличительные ведомости можно заполнять вручную, а можно формировать с помощью программного обеспечения.

Оформление излишков и списание недостачи

После составления и подписания сличительных ведомостей все товары, оказавшиеся в излишке, нужно оприходовать. С недостачами сложнее. Некоторые товары имеют естественную убыль (усушка, утруска и проч.), нормативы которой установлены законом. Учтите, что эти нормы применяются только при обнаружении фактических недостач!

Если недостача не выходит за рамки естественной убыли, то нужно:
издать приказ о списании ценностей в пределах норм убыли,
списать недостачу на материальные расходы (эти суммы не будут облагаться налогом на прибыль),
нельзя наказать материально ответственных работников за такую недостачу.

Если же норм убыли по вашим товарам нет, или недостача (порча) больше нормы естественной убыли, то такая недостача может быть взыскана с виновных лиц.

Если виновные лица не установлены (или судом отказано во взыскании), то убытки списываются на издержки производства и обращения. Списание обосновывается либо решением следственных (судебных) органов, в котором фиксируется отсутствие виновных лиц (или отказ на взыскание ущерба с виновных), либо заключением о факте порчи ценностей, полученное от специализированной организации.

Как учесть пересортицу

Главное правило при учете пересортицы гласит:

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Если хотя бы одно условие не выполняется (разные проверяемые лица, другой период и т.д.), то взаимозачет делать нельзя. В этом случае фиксируются недостача и излишки в обычном порядке.
При обнаружении пересортицы нужно:

• взять подробные письменные объяснения с МОЛ, выявить лиц, по чьей вине была допущена пересортица,
• если стоимость излишков меньше, чем стоимость недостающих товаров, то разница подлежит взысканию с виновных лиц (если виновные не установлены, то разница списывается на издержки),
• если пересортица образовалась не по вине МОЛ, то в протоколах комиссия подробно должна объяснить, почему такая разница не будет взыскиваться с виновных.

Решение руководителя (ИП)

По окончании инвентаризации комиссия должна предоставить материалы руководителю фирмы (ИП) и предложить свой вариант регулирования в бухучете всех выявленных расхождений (какие товары списать, какие оприходовать, как учесть пересортицу, какие нормы убыли применить, с кого удержать недостачу или почему не удерживать). Руководителю дано право единолично принять решение по поводу всех этих вопросов. Поэтому логическим завершением инвентаризации является издание приказа, в котором устанавливаются дальнейшие действия бухгалтера по учету результатов ревизии.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

В попробуем разобраться, как определить сумму для взыскания с материально ответственных лиц. А пока ответьте, пожалуйста, на один вопрос:

В процессе проверки ревизор выявляет нарушения и недочеты, допускаемые при ведении финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Эти нарушения могут быть двух видов, а именно:

Умышленные (мошенничество) нарушения – это заведомо неправильное отражение данных в учете и отчетности лицами, ответственными за ведение бухгалтерского учета на предприятии и (или) руководством организации.

Неумышленные (ошибки) нарушения – случайное искажение информации в результате невнимательности, недостаточной квалификации учетных работников, арифметических и логических ошибок.

В зависимости от характера искаженной информации умышленные и неумышленные нарушения и недостатки в учете хозяйственных операций могут представлять собой: данные и сведения, отраженные в учете в неполном объеме; неправильные данные и сведения, отраженные в учете; неправильно отраженные в учете хозяйственные операции. Вскрытые нарушения и искажения учета и отчетности ревизор фиксирует в рабочей тетради. Все собранные факты нарушений ревизор группирует по следующим признакам: нарушения и искажения, которые могут повлечь за собой привлечение к уголовной ответственности (растраты, хищения, порчи и т.п.); нарушения и искажения, которые повлекут за собой взыскания материального ущерба с виновных лиц без привлечения к уголовной ответственности; прочие нарушения и искажения.

Акт ревизии. Результаты, полученные в ходе ревизии каждым членом ревизионной группы, обобщаются, и на их основании руководителем ревизионной группы составляется акт ревизии, который состоит из двух частей - вводной и описательной (исследовательской).

Вводная часть акта ревизии должна раскрывать следующую информацию:

наименование документа (акта), дату и место его составления;

основание для проведения ревизии, т.е. кем и на каком основании проведена ревизия (дата и № приказа о назначении ревизии, название организации, издавшей приказ);

проверяемый период и сроки проведения ревизии;

состав ревизионной группы;

полное наименование и реквизиты ревизуемой организации, идентификационный номер налогоплательщика;

ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

сведения об учредителях;

основные цели и виды деятельности организации;

лицензии, имеющиеся у организации;

перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях (расчетных, текущих, депозитных, лицевых счетов и т.п.);

кто в ревизуемом периоде обладал правом первой подписи, и кто являлся главным бухгалтером организации;

кем и когда проводилась предыдущая ревизия, устранены ли выявленные ею недостатки и нарушения.

Заканчивается вступительная часть акта ревизии фразой: «Настоящей ревизией установлено следующее…», после чего следует изложение результативной (описательной, исследовательской) части.

Описательная часть акта ревизии раскрывает информацию по вопросам программы ревизии, т.е. все выявленные факты нарушений, недостатки, результаты.

Акт ревизии должен быть объективным и обоснованным, четким и лаконичным, доступным и систематичным в изложении.

Объективность и обоснованность акта ревизии. Включенные в акт ревизии сведения должны быть в обязательном порядке подтверждены соответствующими документами. Все факты нарушений, указанные в акте ревизии, должны быть подтверждены сведениями о том, несоблюдение каких нормативных актов вызвало эти нарушения, кем оно было совершено, когда и в чем выразилось нарушение, размер материального ущерба подтвержденного документами.

Четкость акта ревизии. Приведение предположений, а также фактов и выводов, не подтвержденных документально, в акте ревизии не допускается.

Лаконичность акта ревизии. В акте ревизии в обязательном порядке должны быть ясно и полно отражены ответы на все вопросы ревизии, при этом он не должен быть слишком объемным.

Доступность и системность изложения акта ревизии. Факты, выявленные в ходе ревизии, перечисляются в акте по степени их значимости, а не по хронологии.

Промежуточные акты. Если выявленные нарушения до окончания ревизии могут быть скрыты или необходимо срочно устранить их; привлечь виновных к ответственности; а также в случае невозможности подтвердить документами факты, установленные в момент проверки (при инвентаризации, контрольных запусках и т.д.), ревизоры составляют промежуточные акты. Эти акты подписываются ревизором, проверяющим данный вопрос, соответствующими должностными и материально ответственными лицами проверяемой организации. Информация, содержащаяся в промежуточных актах, после окончания ревизии включается в акт ревизии.

Справки. К акту ревизии прилагаются справки, содержащие информацию о нарушении, а именно:

суть вскрытого ревизией нарушения;

наименование вышестоящей организации, должностного лица, давшего разрешения или указание на совершение операции, которая привела к возникновению нарушения;

фамилию, имя, отчество и наименование должности лица, совершившего операцию, приведшую к нарушению;

дату и номер документа, на основании которого получена информация о нарушении;

наименование учетного регистра и формы отчетности, содержащих информацию, вытекающую из незаконных операций;

размер материального ущерба, возникшего в результате совершения незаконной операции.

Ведомости. К акту ревизии прилагаются ведомости. В ведомостях группируются по видам нарушений однородные факты. Конечные данные ведомостей отражаются в акте ревизии. Отдельные факты нарушений, отраженные в ведомости, в акт не заносятся.

Аналитические таблицы и расчеты. Также к акту ревизии прилагаются аналитические таблицы и расчеты, составленные по результатам анализа финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия.

При вскрытии растрат, злоупотреблений и т.д. виновные в них материально ответственные и должностные лица обязаны предоставить ревизору в письменном виде объяснения по поводу обнаруженных фактов нарушений.

Результаты мероприятий, принятых для выполнения решений, отраженных в акте предыдущей ревизии, приводятся в отдельном разделе акта.

Руководитель ревизионной группы составляет акт ревизии. Перед тем как его подписать руководитель ревизионной группы доводит содержание акта до сведения руководителя ревизуемого предприятия и главного бухгалтера, которые также обязаны подписать акт ревизии. В случае несогласия с фактами, изложенными в акте, руководитель и главный бухгалтер ревизуемого предприятия излагают свои возражения в объяснительной записке, о чем делается запись в акте ревизии перед их подписями.

Акт ревизии составляется в трех экземплярах – один направляется руководителю организации, назначившей ревизию, второй подшивается в дела контрольно-ревизионного отдела, третий остается в проверяемой организации. При необходимости передачи материалов ревизии в соответствующие органы составляется еще по одному экземпляру в каждый адрес

Главная » Вопросы по кредитам » Организация и порядок проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности организации. Оформление результата документальных ревизий